採用代行(RPO)とは？メリット・デメリット、業者の選び方を詳しく解説

採用をメインとしたHR事業で50年以上、求人企業に寄り添ってきた弊社アイデム。今回は採用代行サービスについて、弊社の担当マネージャー田辺へのインタビューをもとに解説いたします。

採用代行とは？

採用代行とは採用業務におけるプロセスの一部、もしくはすべてを代行すること。
「RPO」、「採用アウトソーシング」とも呼ばれます。（RPO＝Recruitment Process Outsourcing）

【代行する業務の具体例】

• 採用計画の策定
• 募集要件の管理
• 予算編成
• 媒体掲載・運用（求人サイトへの求人掲載）
• 採用メディア（採用サイトなど）の計画
• 応募者受付、面接設定
• 媒体のスコア化
• 請求代行など　など

近年RPOの利用企業が増加。その理由とは？

過去、多くの企業が求人媒体に掲載すれば満足のいく採用ができていました。
弊社も母体は求人媒体社ですので、その頃は求人を発行することでお客様の採用のお役立ちができておりました。

しかし近年、Web・スマホの普及や人材不足など様々な要因があり、採用手法が多様化しています。求人媒体への掲載と一言で言っても、求人サイト、IndeedなどWebのものや、フリーペーパー、新聞折込など様々です。

また、媒体以外の採用手法もトレンドとなっており人材紹介、採用サイトの活用、リファラル採用など採用市場は毎年のように新しいサービスや手法が出てきます。昨年はWeb面接、Web説明会というワードもトレンド入りしました。

このように、めまぐるしく変動する採用市場の中で
「効率的に採用活動を行いたい」
「コストを下げながら、採用数を増やしたい」
「採用のノウハウを取得したい」
そう悩まれている経営者、採用担当者が多くいます。
サービスが多様化していく中で、様々なノウハウを持っている業者と取引をしたいと考える企業が増加したことで、RPOの利用企業が増加してきております。

RPOを利用するメリット・デメリット

メリット

1. 重要な業務に専念できる

採用業務は多岐にわたり、重要タスクに満足な時間を割けない採用担当者も多いです。RPOを利用し、マニュアル化できる業務や重要度の低い業務を委託することで、その課題は払しょくでき、採用担当者は重要な採用業務に専念することができます。

2. データに基づいた最適解を提案してもらえる

RPO業者は多くのお客様の採用計画策定から面接結果まで関わっていますので、勤務地・媒体・職種・雇用形態など採用に関する様々なデータを持っています。そして、そのデータを活用してお客様の採用にあった提案を行います。そのため、RPOを利用することで自社のみで採用していると知り得ないアイデアや採用手法の提案を受けることができるでしょう。

3. 他社比較ができる

採用業務に限らず、自社と同規模・同業界の企業をベンチマークとすることはビジネスにおいて少なからずあります。このような観点では、RPO業者の第三者目線を交えながら他社比較することで、自社の採用を改めて見直し、改善を図ることができます。

4. コスト削減につながる

委託した業務の内容によって、業務軽減や、求人広告の効果を最大化させることで、コスト削減に寄与する可能性が十分あります。

【コスト削減につながる例】

• 媒体掲載、管理をRPO業者に委託したことで、地域や職種に最適な媒体掲載を行い、応募者を増やすことに成功。結果として、年間の掲載費用が安くなった。
• コールセンターにて応募者受付・面接設定の代行をRPO業者に委託したことで、より多くの応募者を面接に呼び込むことが可能になり、採用人数を増やすことに成功。求人予算の削減ができた。
• 煩雑な採用に関する業務を委託することで、人的コストの削減ができた。

デメリット

1. 自社ノウハウが蓄積できない

RPO業者によっては、出稿計画を作成する前提データを共有しないこともあり、自社にノウハウの蓄積ができないこともあります。

2. コストがかさむケースもある

RPO業者に委託した場合、固定コストが発生するため、市場の変化によっては削減する採用コスト以上になる可能性がございます。

【RPO業者を選ぶポイント】自社にあった業者を選択するためには？

委託業務が展開しているサービスで課題が解決できるのか？
RPOの委託範囲についても納得のいくプランがある業者を選びましょう。

「媒体契約だけ一本化したい」
「採用サイトの見直し、運用をしたい」
「応募者受付・管理代行をしてほしい」
「総合的に採用環境を整えたい」

自社は何に課題を感じていて、どの部分をRPO業者に委託したいと考えているのか？
そこが漠然としていると、業者が用意しているプランから選択することとなり、本来の目的を達成できない契約になってしまうことがあります。

そして自社の希望がしっかり固まったところから業者選びを行いましょう。RPO業者はビジネスパートナーです。

どのようなプランが用意されているのか？
そのプランが自社にあっているのか？
もしくは、プランのカスタマイズはどのようにできるのか？
提案されたプランが課題の解決に繋がるのか？

このような流れで探してみると、本当に有効な業者と契約することができると思います。

弊社RPO事例紹介

お客様（ご依頼企業）概要

業種：介護・福祉事業
拠点数：200以上

お客様の採用の流れと代行サービス導入部分

上記のように、お客様と弊社で随時連携させていただきながら採用を二人三脚で進めています。

導入に至った背景と現在の目標達成度

弊社の代行サービスご契約以前は、各拠点の現場ごとでの採用がメインの企業様でした。全体の採用費用の圧縮を目的として、本社にて採用を一括で把握・管理することを検討され、その一連の流れの中で弊社が採用代行サービスにてお手伝いをすることになりました。

ご契約いただき数年となりますが、【採用予算の圧縮】という大目標に関して、毎年達成しお役に立てていると実感しております。今後もより改善を行えるよう、日々の連携強化、改善提案を継続していきたいと考えております。

具体的に行っていること

１. 求人掲載に関して

• 媒体出稿
  弊社の媒体以外にも、他社媒体の掲載もまとめて対応。媒体ごとの強み・特色がありますので採用地域・職種・雇用形態によって媒体を選別し、掲載内容を確定しています。
• 採用サイト運用
  お客様の採用サイトからの採用を実現させるオウンドメディアリクルーティングは、採用費用の圧縮のための重要なポイントです。弊社では採用サイトの制作・運用には自信を持っておりますので、特に力を入れています。求人情報の作り方・職種の分け方、ルールの明確化などを行い、結果の出る採用サイトとして運用を行っています。
• Web広告出稿
  これはIndeedやGoogleに絡めた広告出稿となります。弊社ではIndeedのゴールドパートナー、Google Premier Partnerとして広告運用の実績が認められています。この知見を活かし、こちらのお客様でも様々なWeb広告を活用して求職者への訴求を高めています。
• その他、ハローワークの有効活用のアドバイス
  採用サイト運用と同様、採用費用の圧縮にはハローワークの活用も切っても切り離せません。全国で常時2,000件以上の求人があるこちらの企業様ですが、求人に出す際は必ずハローワークにも出稿を行うようアドバイスさせていただいております。

２. コールセンターでの応募者対応

電話・メールでの応募者対応もすべて弊社にて管理・統括しています。応募者の方々を面接候補日にただ当てはめていくのではなく、面接率向上のため、日々改善案を検討します。時にはお客様に説明会・面接日程を増やすようご依頼させていただくなど、検証・改善を繰り返しています。

３. その他

代行させていただいている業務だけでなく、最終的な採用率なども含め、項目ごと、拠点ごとの数字を正確に管理・把握しています。そして効果検証を行うために、月に1度、レポートを作成・提出します。毎月すべての項目ごとの振り返りを行い、より改善するための提案も行っています。

最後に

上記のお客様の事例はほんの一例ですが、弊社ではお客様の採用のお手伝いをするために、アイデムの営業担当者としてではなく、”お客様の採用担当者のひとりとして”業務に取り組んでいます。

そのために、ありとあらゆる採用手法の中で、そのお客様にあった手法をご提案していきます。

リソースはただ使うだけでは効果が出ません。適切な効果検証、運用方法の調整ではじめて効果が最大化できると考えています。例えば、採用サイト・求人広告などへの求人の掲載であれば、応募者への訴求効果が最大化する記事の作り方、職種の分け方やルールの明確化などを行って初めて効果が享受できます。

そのようなノウハウを多く持ちあわせていること、さらにご提案ができることで、今後、よりお客様のパートナーとしてお役に立てたら幸いです。