こんにちは。採用から定着・戦力化まで、人材に関するあらゆるご支援をしておりますアイデムのライターチームです。
昨年はコロナ禍で採用を控えていた企業が一斉に採用を再開した影響で、求人件数が大きく増加しました。2023年に入ってからもその傾向が見られ、特に正社員系の求人媒体においては、2023年1月最終週の求人掲載数が、昨年対比138％となっています。
弊社で行ったアンケートでは、正社員を希望する求職者の半数以上が「条件に合う会社があればすべて応募したい」と答えています。採用する企業側はライバルが多い中、1件の応募を着実に次の選考過程につなげ、内定に結びつけることが重要になってきます。また、上述したように求人数が増えているため、応募は来たが面接に至らない、というお悩みも増えてきています。
そこで今回は、貴重な応募を面接までつなげるために見直すべきポイントと、内定辞退を防ぎ、求職者に選ばれる企業になるために人事担当者ができる対策を解説します。
アイデムでは「採用力」をアップさせるセミナーや、志望度UPのための説明会見直しセミナー等、テーマを変えながら毎月無料オンラインセミナーを開催しておりますので、お気軽にご参加くださいませ。
Index
応募者の面接辞退を防ぐための3つのポイント
応募があったものの、面接までに採用選考を辞退されてしまう主な理由として以下3点が挙げられます。
それぞれの対策を下記にて順に解説いたします。
1. 求人票の内容は充実しているか
弊社で行っている求職者アンケートのうち「応募件数」の項目に着目すると、とくに正社員希望において「件数に目安はなく、良い条件の求人があればすべて応募したい」という方が6割以上を占めています。
応募はしたものの、他社の求人の方が魅力的で、結果的にそちらを優先してしまう、というのはよく見られるケースです。多くのライバル企業の中で求職者に選ばれ、面接まで選考を進めるためには、求人票の内容を充実させることが必須と言えます。
その際、「4つのP」を意識して見直すのがポイントです。
Philosophy（理念・ビジョン）、People（働く人）、Profession（仕事・事業）、Privilege（待遇・福利厚生）です。
経営理念については、転職時に意識する方が70％を超えているというデータもあり、重要性が高まっています。
2. オンライン対応の整備ができているか
withコロナとなった今でも、オンラインでの説明会・面接を希望する求職者は非常に多いです。下記アンケートの通り、最終面接を含め面接はすべてWebで実施した企業が68.7％にも及んでいることに加え、オンラインのメリット（時短になる、地方からでも選考に参加できる）を一度感じた求職者にとって、オンライン説明会・面接をやっているかどうかは非常に重要なポイントになっています。
企業としては、コロナ禍等の状況に関係なく、常に選択肢としてオンラインでの選考ができる体制を作っておくことが望ましいです。
アイデムの採用管理システム「Jobギア採用管理」は、Web面接機能を備えており、求職者が専用のアプリをダウンロードすることなく、スムーズにオンライン選考をすることができます。面接機能について気になる方は、ぜひご相談ください。
3. 応募後の連絡が遅れていないか
人事担当者は、多くのタスクを抱えているため、人的なリソースが限られており、応募者への迅速な連絡が難しいという場合もあるかと思います。一方、「早く連絡をくれた企業」を次の採用過程に進む判断基準にしている求職者も少なくありません。応募者に漏れなく、スピーディーに連絡し、企業として選ばれるために「採用管理システム」の導入がおすすめです。採用管理システムには、応募者へのサンクスメール自動送信機能や、日程調整を自動で行う機能も実装されているため、人事担当者の負担を大幅に減らすことができ、結果的に面接率アップにつなげることもできます。
内定辞退を防止するための3つのポイント
内定者が採用を辞退する主な理由として、以下3点が挙げられます。
1. 入社後のイメージを具体的に持ってもらえる工夫をする
新卒の方であれば、そもそも働くイメージがついておらず漠然とした不安を抱えていることが多く、中途の方であれば「失敗したくない」という不安から、より多くの情報を得ようとしています。
「この会社で自分は活躍できるだろうか」・・（能力面での不安）
「この会社の雰囲気になじめるだろうか」・・（人間関係・環境面での不安）
など、本当にこの会社に決めて良いのかと悩むポイントは、各々違っています。
より求職者が入社後のイメージをつけられるように、適したタイミングでのフォロー面談や、内定者向けイベントなど、求職者一人一人に寄り添った対応が求められます。
また、入社後のイメージという意味では、採用動画の活用や採用HPに1日のスケジュール・先輩インタビューなどのコンテンツを入れることも有効です。
都度面談するのは、マンパワー的に難しい‥という場合、こうした採用コンテンツに力を入れていくことを検討されると良いでしょう。
▶採用動画に関する詳しい記事はこちら
【2022年度最新版】採用動画の効果と制作時のポイント3選！
2. 条件や待遇面等は他社と比べて充実しているか
求職者は、複数の会社で採用選考を受ける権利があり、自社と同じタイミングで他社の採用選考を受けている可能性は十分あります。そのため、自社よりも入社したいと考えている会社で採用が決まってしまう、あるいは、他社の採用条件や待遇面を比較した結果、内定を辞退することは珍しくありません。
また、求職者は自分なりの将来図を思い描いて採用試験を受けますが、内定後に、自分の描いていた将来図や希望と合わない、と考えて辞退するケースもあります。たとえば、希望する部署に配属されない、あるいは、勤務地や賃金などの条件が合わないといった理由です。
このようなケースは、募集要項や採用サイトに応募者が知りたい情報をしっかりと掲載することが重要です。会社説明会を行う・または会社説明会の採用動画を作成し応募者に見せることもひとつの方法でしょう。また、選考過程においてカジュアルな面談を行い、応募者が知りたい情報をしっかり開示することも効果的です。大事なのは、内定前の情報開示とすり合わせです。内定が出てから、詳細を確認し、応募者の希望と乖離があるというケースでは、応募者の不信感を招いてしまい、内定辞退につながる可能性も高くなってしまうでしょう。
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3. 面接官の印象＝企業全体の印象になるということを理解する
一方、条件面以外の理由として、面接をした面接官の印象が悪かったということもあげられます。面接官は会社の広告塔であり、内定者は面接官から会社の雰囲気や従業員の人となりを探り、入社するかどうかを決めることもあります。そのため、面接官の印象が悪い、会社の雰囲気が合わなさそうといった理由から、採用を辞退する内定者もいます。
面接官には、求職者の見極めだけでなく、会社をPRし志望度を高めるといった役割もある、ということを認識してもらうことが必要です。
また、採用担当者の印象も非常に大事です。面接設定や、何か質問を受けた際のレスポンスが遅くなってしまったり、受けた質問に対して曖昧に返答したりすることは不信感につながってしまうこともあるので注意しましょう。
内定辞退を防ぐために人事担当者が検討したい対策
下記に選考や内定辞退の対策として、求人票作成、説明会、選考段階とフェーズごとにポイントをまとめました。
求人票作成で気を付けたいポイント
①給与・勤務地・福利厚生などの情報をより詳細に記載する
「勤務地や賃金等の条件が合わなかった」「残業時間が思っていたより長かった」など、求人票や採用HPの記載がない(少ない)ことで、応募者の希望と乖離が生まれてしまい、内定辞退になってしまうケースは多くあります。これは、はじめから求人情報として詳細に記載しておくことで、ある程度防ぐことができます。最後の最後に提示するという会社もあるようですが、求人情報として記載し、その後の面接等でも相互理解を深めていくことが大切です。
②仕事内容について詳細に記載する
たとえば「営業職」であれば、ルート営業なのか新規営業なのか？新規営業でも、問い合わせ等接点のある顧客へのアプローチからが多いのか、アウトバウンド（テレアポ等）をして新規開拓を行うのか？商談以外の時間はどんなことをしていて、毎日・もしくは1週間のスケジュールはどんなふうなのか…など、求職者が知りたいことは山ほどあります。最近は動画などで社員の仕事風景を伝える会社も増えてきており、より具体的な仕事内容や働き方を求職者がイメージできることが大切です。
③専門用語を使いすぎていないか
未経験の方を募集する場合や、新卒向けの求人票を作成する際に注意すべき項目です。業界経験者でなければ分からない用語が頻発している求人票は、それだけで求職者の読む気をなくさせます。ターゲットに合わせた求人票になっているか、チェックしましょう。
説明会で気を付けたいポイント
①一方的な説明でなく、双方向コミュニケーションを心がける
「原稿の棒読みだった」「一方的な説明でつまらなかった」「質問がしづらかった」などの理由から、説明会で志望度が上がらなかった場合、その後選考が進んでも内定承諾にならないケースが多くあります。説明会は、ファシリテーターの腕次第といっても過言ではありません。お互いにコミュニケーションが取れる、質問がしやすい「場づくり」を意識し、社内でリハーサルを行ってから開催しましょう。
② 多数の社員に協力してもらう／オフィスの様子を伝える
説明会のみならず、選考の過程において「どれだけ多くの社員とかかわってもらうか」は重要なポイントです。説明会では、座談会や仕事内容の説明で、社員に関わってもらうことが好ましいですが、難しい場合は動画等を活用しながら、社員や社内の様子が伝わるよう工夫をしましょう。中には、あえてオフィス内でオンライン説明会を行う企業もあるようです。
③自社の魅力だけでなく、課題や今後改善したいことを伝える
入社してほしいがために、良い部分だけを伝えたくなるものですが、あまり良い部分だけを押し出してしまうことも不信感につながります。
どの会社でも、課題や改善ポイントはあるので、面接の最後や、人事面談など、直接求職者と話せるタイミングで、そうした点を伝えることも誠実さにつながり、また入社後のミスマッチにもつながります。
選考段階で気を付けたいポイント
①人事担当だけでなく、面接官も丁寧な対応を心がける
面接というと、求職者を判断する場と思いがちですが、会社も判断される場であることを認識することが大事です。辞退の理由として、「面接官の対応が悪かった」というのは、意外に多いケースです。面接官と応募者はあくまで対等です。また、応募者が「お客さま」になる可能性は高く、今はネットで様々な情報や会社にとってマイナスの口コミが瞬時に流れる時代です。面接官は「会社の顔」ということを忘れずに対応しましょう。
②オンラインだからこそ。まずはアイスブレイクでリラックスを
オンライン選考では、対面よりもより緊張を感じる求職者は多いものです。いきなり本題に入るのでなく、自己紹介や雑談をする等、面接官から積極的にコミュニケーションを取りましょう。適度なアイスブレイクは、求職者の気持ちをリラックスさせるだけでなく、本音を引き出せることで、ミスマッチを防ぐことにもつながります。
③SMSやLINEなど、候補者が連絡を受けやすいツールを検討する
候補者にあわせて、連絡ツールを見直すのもおすすめです。SMSは電話番号をあて先として送られるテキストメッセージで、到達率が非常に高いツールです。また、新卒学生の50％超が、企業とのコミュニケーションツールにLINEを希望しているというデータもあります。スムーズに連絡が取りやすく、コミュニケーションの頻度を上げることもできるので、企業への志望度を上げることにも寄与できるツールです。
アイデムの採用管理システム「Jobギア採用管理」では、SMS、LINEともに連携することができます。詳しく知りたい方はぜひご連絡ください。
また、内定後には、しっかりとオファー面談をしましょう。不安なことがないかヒアリングするなど、丁寧な対応をすることが重要です。改めて書面を提示することも大事ですので、内定通知書・採用通知書等を準備しておきましょう。
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