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内定を辞退されないための対策を人事担当者目線で解説!

採用ノウハウ

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内定通知を出したあとに、内定者に辞退されることは、人事担当者としては避けたいでしょう。

内定辞退を回避するためには、内定者が辞退をする理由を把握することや、内定辞退をされないための対策を、人事担当者が適切におこなうことが大切です。

そこで今回は、内定者が採用を辞退する主な理由や、内定を辞退されないために人事担当者ができる対策を解説します。

内定辞退について人事担当者が知っておくべきこと

内定辞退とは、会社が内定者に対して内定を通知し、内定者が内定を承諾したあと、内定者側の自己都合により、内定を辞退することを指します。

内定辞退は内定者が申し出れば、会社は拒否できません。

ただし、内定を通知した時点で、すでに労働契約は成立している、というのが一般的です。内定辞退をする理由が社会の常識に反するような場合は、会社から内定者へ損害賠償責任を求めることが可能になります。

また、採用内定の通知方法は法律で定められておらず、会社によっては、採用通知書と内定通知書を兼ねている場合もあります。

なお、内々定の場合は、内定とは異なり労働契約を締結したことにはなりません。そのため、内定者が内々定を辞退した場合は、労働契約の破棄にはあたらないという認識が一般的です。

参照:厚生労働省「内定や内々定を取り消された時また、内定や内々定を辞退する時は、どのような点に気をつければよいのでしょうか?

内定者が採用を辞退する主な理由

内定者が、採用や内定を辞退する主な理由として、次の理由が考えられます。

  • もともと自社が第一希望の会社ではなく、他社での採用が決まった
  • 他社と比較して、他社のほうが内定者にとって条件や待遇面において魅力的であった
  • 会社の仕事内容と内定者自身の希望が合わなかった
  • 希望する勤務地や賃金などの条件が合わなかった
  • 会社の面接官の印象が悪かった

内定者は、複数の会社で採用試験を受ける権利があるので、自社以外の入社試験を受けている可能性は十分にあります。

そのため、自社よりも入社したいと考えている会社で採用が決まってしまう、あるいは、他社の採用条件や待遇面を比較した結果、内定を辞退することは珍しくありません。

また、内定者は自分なりの将来図を思い描いて採用試験を受けますが、内定後に、自分の描いていた将来図や希望と合わない、と考えて辞退するケースもあります。

たとえば、希望する部署に配属されない、あるいは、勤務地や賃金などの条件が合わないといった理由などです。

内定辞退をする理由として、面接をした面接官の印象が悪かったということもあげられます。面接官は会社の広告塔であり、内定者は面接官から会社の雰囲気や従業員の人となりを探り、入社するかどうかを決めることもあります。

そのため、面接官の印象が悪い、会社の雰囲気が合わなさそうといった理由から、内定辞退をする内定者もいます。

その他、転職者の場合は、在職中の会社から引き留めにあい、内定を辞退するというケースもあります。

内定者から採用を辞退されないために人事担当者が検討したい対策

内定辞退の対策としては、求人情報をより詳細に記載することで、内定者の理解度を高め、採用試験中も入社後の仕事内容に齟齬が発生しないように、条件面などの確認を素早くおこなうべきでしょう。

内定者にしてみれば、条件を最後に提示される、条件の提示をせずに内定の承諾を促されるのは不満を覚えてしまう可能性があるため、早い段階で確認をするのは有効な対策になります。

また、他社よりも先に内定を出せば、優秀な人材を確保することにもつながるため、人事担当者にはスピーディな対応が求められます。

次に、会社の面接官の印象が悪い、会社の雰囲気が合わないといった理由で内定辞退をされる場合、少なくとも内定者が会社に対して不安や不快感を抱いたと考えられます。

これから多くの時間を過ごすことになる会社に対して、不安や不快感を抱いたまま入社するのは難しいです。そのため、人事担当者は内定者に不安や不快感を抱かせないよう、丁寧な説明や内定者の質問に誠実に対応するように心がけてください。

あわせて必要があれば、面接官へ面接した内容を確認し、問題があれば改善するように努めましょう。

内定者に対するコミュニケーション以外に、人事担当者にできる対策は、入社手続きを可能な限り速やかにおこなうことです。

入社までの必要な手続きを素早く完了しておけば、内定者が自社に対して安心感を抱きやすくなり、内定を辞退される可能性を減らせます。

もっとも、上記の対策をしても、内定辞退をされることはあります。その場合、可能であれば、内定者と直接対話する機会を作りましょう。

対話することで、内定辞退をした理由を直接聞くことができ、説得できる可能性があります。とくに、辞退するか迷っている段階の内定者には、有効な手段になります。

説得がうまくいかなかった場合は、内定辞退を希望する理由を聞いて、次回の採用に活かしましょう。

内定辞退を回避するには会社の魅力を内定者にアピールすることが大切

内定者は、内定を承諾したあとでも辞退することは可能です。

会社としては、基本的に内定辞退を拒否する権利はなく、採用通知や内定通知を出したからといって安心することはできません。

内定者が、会社の採用を辞退する主な理由として考えられるのは、条件や待遇が合わない、採用面接で会社のイメージが低下した、より魅力のある会社から採用された、などがあります。

つまり、内定者の会社に対する理解度が低くて希望条件などで齟齬が発生する、あるいは内定者が会社に対して、不安や不快感を抱いていると内定辞退が起きやすくなります。

採用辞退や内定辞退を回避するためには、内定者に会社に関する理解度を高めてもらえるように正確な情報を発信し、内定を出したあとでも会社の魅力を内定者にアピールして、「この会社で働きたい」と思ってもらうことが大切です。

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