交通費を会計処理する際に知っておくべきこととは？通勤手当との違いも解説

投稿日：2021.03.24

この記事をシェア

サービスに関するお問い合わせはこちら

会社では、日々の業務に伴い多くの会計処理が発生し、その1つに交通費の精算があります。交通費は、会社の経費として計上するため、会計処理を担当する方は、その定義をしっかりと理解しておく必要があります。

今回は、交通費の定義や会社の支払い義務、精算方法について解説します。また、交通費と混同しがちな通勤手当との違いについても解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

会社における交通費とは

会社における交通費とは、営業や出張の際に従業員が移動するために必要とする費用のことを指し、会計科目上では「旅費交通費」または「出張旅費」の勘定項目で処理されるものが該当します。

たとえば、業務上で必要となる下記のような費用は交通費に分類されますので、覚えておきましょう。

その他、就業規則で定めることによって、出張などに伴う宿泊費や食事代、日当も交通費として扱うことが可能です。

また、交通費は、従業員が会社に通勤するための交通費、いわゆる通勤手当と混同しがちですが、交通費と通勤手当では定義が異なります。交通費と通勤手当の違いについては、後ほど解説していきます。

交通費の支払いに対する会社の義務については、法律上で明記されていません。しかしながら、交通費について就業規則に記載されている場合は、会社が負担する必要があります。

「就業規則で交通費について記載しなければ、支払わなくてよいのか？」という疑問が生じますが、就業規則に記載する事項については労働基準法89条で定められており、会社は労働基準法89条を遵守したうえで就業規則を作成し、労働基準監督署への届け出をおこなう必要があります。

労働基準法89条には、「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項」という一節があり、交通費は「その他の負担」に含まれると考えられるので、就業規則で交通費に関する規定を設けていない場合は、そのこと自体が労働基準法に違反する可能性があります。

つまり、交通費の支払いについて明記された法律はないものの、就業規則には交通費についての記載をおこなう必要があるため、会社は交通費を支払う義務があるということになります。

交通費の精算は実費でおこなうため、原則、交通費を受け取った従業員の所得税は全額非課税となります。ただし、常識の範囲を逸脱した高額なものについては、非課税として認められない可能性があります。

精算期日(締め日)については、会社の就業規則や社内規定によって異なり、都度精算とする会社もあれば、毎月15日など決まった日を設けて、1ヶ月単位でまとめて精算する会社もあります。

また、交通費は会社の経費として処理するので、年度をまたいでの精算は会計担当者に大きな負担となってしまいます。そのため、就業規則や社内規定には、交通費の精算期日を明記し、全従業員に周知させることが重要になります。

交通費の請求期日を守らず、何度も申告が遅れる従業員に対しては、注意や指導をおこない、請求期日を守ってもらう環境を整えましょう。

ちなみに、従業員側から見た場合の交通費の請求権は、時効が5年となっています。そのため、会社側は就業規則や社内規定で定めた期日を超えてからの請求であっても、時効となっていない交通費に関しては支払いに応じる必要があります。

通勤手当とは、従業員が自宅から会社までの通勤にかかる交通費のことを指します。会社における交通費とは違い、通勤手当は福利厚生としての位置づけとなるため、就業規則に必ず定める必要がなく、会社は支払いの義務がありません。

とはいえ、多くの会社では福利厚生として通勤手当を支給しており、会社によっては自転車通勤の際にかかる駐輪場の料金を通勤手当として支給しているケースもあります。

交通費を受け取った従業員の所得税は原則、全額非課税となるのに対して、通勤手当は非課税となる上限金額が1ヶ月150,000円までと定められています。その他、車通勤の場合は距離に応じて下記のように上限金額が定められているので、確認しておきましょう。