「内定式を実施すべきか」「どのような内容を計画すればよいか」など、内定式についてお困りの人事担当者の方は少なくないのではないでしょうか？
内定式は決して形だけの式典ではなく、会社と内定者双方に多くのメリットがあります。
今回は内定式について、実施すべき理由と計画の流れなどを詳しく解説していきます。
内定式とは
内定式は、会社が内定を出した学生に対し、正式に内定を通知するための式典です。
内定式は様々な目的をもって開催されますが、どのようなことを目的とするか明確に定めた上で開催することが非常に重要です。内定者が一堂に会する貴重な機会に最大限の効果を発揮できる式典を考えていきましょう。
内定式は、一般的には10月1日以降に実施されることが多いです。
これは一般社団法人日本経済団体連合会(以下、経団連)が中心となって定めた「採用選考に関する企業の倫理憲章」に則り、正式な内定日を卒業・修了年度の10月１日以降としているためです。
経団連に加盟する会社はもちろんですが、加盟していない会社もこのルールに従い10月1日以降に実施する傾向があります。
内定式をおこなう理由
昨今の就活事情はいわゆる「売り手市場」でしたが、コロナ禍の影響により「買い手市場」にシフトしている傾向もあります。
これまでは、内定者が他社へ流失するのを防ぐことが目的の1つでもありましたが、今後は内定式の見方が変わってくるかもしれません。
多くの会社では内定式の際に「内定通知書」を交付して、内定者に「入社承諾書」を提出させます。これはあくまで形式的なものですが、会社が内定者に入社意思を確認するためにおこないます。
しかし、書類の受け渡しだけであれば、郵送やメールでもおこなえます。それでもなお、内定式をおこなう理由には何があるのでしょうか。詳しく解説していきます。
内定者に企業理念やビジョンの共有ができる
内定者は就職活動を通して企業研究をおこないますが、内定式でビジョン共有をおこなうことで、より深い企業理解に繋げることができます。
また、先輩社員と接することで入社後のビジョンの形成にも繋がります。社員は会社の顔です。内定者と初めて顔を合わせる社員も多く、内定式で第一印象が決まる可能性も高いため、関係者との打ち合わせや必要な準備は前日までに終わらせておきましょう。
内定者同士の交流を深めモチベーションを上げられる
内定者にとって同期はライバルであり仲間でもあります。とくに入社当初は気兼ねなく話せる数少ない間柄です。
また内定式という緊張感ある場所においては、同じ境遇にある内定者同士は交流を深めやすいため、積極的に内定式を実施するべきでしょう。
内定者同士の交流が深まれば、内定者のモチベーションアップや入社後の生産性向上にも繋がることが期待できます。
アンマッチによる内定辞退を避けられる
内定者の中には、会社に対して抱いていた想像との不一致を覚えるケースがあります。入社後の早期離職を招く人材のミスマッチを選考の段階で未然に防ぐために、ズレやギャップの要因を特定し、双方が妥協できるポイントを見つける機会にもなります。
内定式を開催するまでの流れ
内定式を開催するにあたり、まずは目的を明確にする必要があります。その後は期日や会場の設定、式次第の作成、内定者への通知方法などの詳細を詰めていきます。
以下、内定式を開催するまでの流れを解説していきます。
1. 内定式の目的を設定する
会社によって何に比重を置くのかで、その後の会場選定や式次第が大きく変わってきます。
たとえば、内定者の企業理解を深めることを目的とするのであれば、事業内容の説明や社内見学など会社への理解を深めるプログラムにする、コミュニケーションを目的とするのであれば、レクリエーションなど内定者同士や社員との交流を図るプログラムにする、などが挙げられます。
そのため、事前に内定式の目的設定を経営陣とすり合わせすることが必要になります。
2. 内定式の期日と会場を決める
一般的には「採用選考に関する企業の倫理憲章」に則り10月1日以降で最適な期日を選定することになるでしょう。
毎年内定式を実施している会社であれば毎年同日となっているケースが多いようです。
会場は出席予定人数に応じて適切な場所を選びますが、昨今のコロナ禍も配慮し、リモートによる開催も検討しておく必要があります。
3. 式典の式次第を決める
内定式の式次第は、内定者への内定通知書授与や幹部陣の挨拶などのほかに、会社独自のレクリエーションなどを組み込むことで、集団としての団結感を覚え、一緒に働きたいという内定者の意欲向上が期待できます。
4. 内定者へ通知をする
企画が決定したあとは内定者に内定式の通知をします。メールが主流ですが、必要に応じてメールと郵送を使い分ける会社もあります。通知をおこなう際は遅くとも1ヶ月前までにはすべての内定者に通知を完了しておくことが望ましいでしょう。
内定式の内容の具体例
内定式の内容は会社によって異なりますが、内定式の具体例について詳しくみていきましょう。
社長、経営陣からの挨拶
多くの内定式でおこなわれるのは、会社の社長、幹部社員からの挨拶になります。企業理念や会社の将来ビジョン、理想の社員像などを話すことが多いでしょう。
ただし、あまりにも堅苦しい挨拶になってしまうと内定者も萎縮してしまうので、歓迎ムードを高める構成にすることが理想です。会社のトップからの挨拶は内定者への影響力が大きいと想像できるため、伝えるべきことを社長や幹部社員と共有しておく必要があるでしょう。
社員との交流を図るレクリエーション
社員との交流のためにレクリエーションをおこなう会社もあります。具体的には以下のようなゲームをすることで、これから一緒に仕事をしていく先輩社員や内定者同士と交流を深めるきっかけを作ることができるでしょう。
また、内定者の目標となるような先輩社員を参加させることで、内定者が自身の将来像をイメージしやすくなります。
【野球ポジションあてゲーム】
チームごとに別れて、野球のポジションをあてるゲームです。だれが、どのポジションなのか、配布されたいくつかの情報をヒントにしながら当てていきます。少ない情報を全員で共有することが重要です。
チームメンバーに情報を適切に伝達し、または聞き出し、それらをまとめる能力が必要となる戦略的なゲームです。
【ワークスタイルトランプ】
ワークスタイルトランプは、参加者同士の仕事の価値観を知るためのコミュニケーションゲームです。トランプには「働き方」についてのキーワードが書いてあります。重要だと思うキーワードが書かれているトランプをプレイヤーが10枚選択し、そのトランプの内容や組み合わせによって、プレイヤーの働き方に対する価値観を知ることができます。
価値観の分析をしたあとには、プレイヤー同士でカードを選んだ理由をインタビューすることで、より深くお互いを知ることができるというものです。
懇親会
内定者同士の交流を深める懇親会もプログラムに入れる会社が多く、内定者同士の交流の場にもなります。
なお、食事会や雑談する場などが設けられるため、お酒を用意する場合には、未成年またはお酒が苦手な方も楽しめる工夫が求められます。
内定者研修
一部の会社ではプログラムに内定者研修を組み込む場合があります。
研修を通して内定者同士の絆を深めることができ、内定者一人ひとりのモチベーション向上が期待できます。
ただし多くの会社では内定者研修を別日に実施しており、複数回おこなう会社もあるようです。こちらのほうが内定者のモチベーション維持がしやすいという意見もあります。
そのため内定者研修をプログラムに組み込むのであれば、その後も定期的な内定者研修を実施することでより高い効果が期待できるでしょう。
事業内容の説明
内定者の多くは就職活動中に企業研究をしていますが、詳細まで理解していない方もいるでしょう。
内定式で改めて事業内容を説明することは、社会人としての意識づけをする良い機会になります。場合によっては、そのまま職場を見学させてみることで刺激を与えられるかもしれません。
内定式の最大の目的は入社意思の確認や企業理念の共有
内定式の一番の目的は、内定者に対しておこなう入社意思の最終確認です。会社が内定を決めても内定者に入社辞退をされることは少なくありません。
つまり、内定式は会社にとって最後のアピールチャンスと捉えることもできます。内定式を通して内定者と企業理念の共有をし、入社を確実なものにできるようにしましょう。
【参考文献】
