採用代行(RPO)とは？～メリット・デメリット、採用代行事例など～

こんにちは。採用から定着・戦力化まで、人材に関するあらゆるご支援をしておりますアイデムのライターチームです。

採用をメインとしたHR事業で50年以上、求人企業に寄り添ってきたアイデム。今回は採用代行サービスについて、弊社の担当マネージャー田辺へのインタビューをもとに解説いたします。

Index

• 採用代行（RPO/採用アウトソーシング）とは？
• 近年採用代行（RPO）の利用企業が増加。withコロナがもたらす人手不足？
• 代行する業務の具体例
• 採用代行（RPO）を利用するメリット～コスト削減につながる具体例～
  1. 採用業務の中で優先度の高い業務に専念できる
  2. データに基づいた最適解を提案してもらえる
  3. 他社比較ができる
  4. コスト削減につながる
• 採用代行（RPO）を利用するデメリット
  1. 自社ノウハウが蓄積できない
  2. コストがかさむケースもある
• 採用代行（RPO）業者を選ぶポイント
• アイデム提供の採用代行（RPO）活用事例のご紹介
  • お客様の採用の流れと代行サービス導入部分
  • 具体的に行っていること
• 最後に

採用代行（RPO/採用アウトソーシング）とは？

採用代行とは、採用業務におけるプロセスの一部、もしくはすべてを企業に代わって行うことです。
「RPO」、「採用アウトソーシング」とも呼ばれます。（RPO＝Recruitment Process Outsourcing）

近年採用代行（RPO）の利用企業が増加。withコロナがもたらす人手不足？

コロナ禍において、多くの企業が採用活動を控えたこともあり、一時期は求人媒体に掲載すれば満足のいく採用ができるという状況でした。

しかし2021年の後半から、withコロナを意識し、控えていた採用活動を再開する企業が増加したことと、採用活動を継続していた企業でも更なる人員拡大を目指し採用を強化し始めたことが重なり、現在はコロナ前の状況と変わらないくらい採用が厳しい状況になっております。

そんな状況にもかかわらず、コロナ禍で人事部門の人員を圧縮してしまい、ノウハウを失った結果、上手くいっていた時の採用手法に固執してしまう、人手不足により採用活動に注力が出来ない環境になってしまうなど、採用活動を行う上でのリソース・ノウハウの面で課題を抱える企業が増えてきました。

このように、めまぐるしく変動する採用市場の中で、

「自社の業務負担を軽減したい」
「効率的に採用活動を行いたい」
「コストを下げながら、採用数を増やしたい」
「採用のノウハウを取得したい」

そう悩まれる経営者、採用担当者が多くなりました。その解決策の一つとして採用代行(RPO)の検討をする企業が増えています。

また、求人サービスが多様化していく中で、様々なノウハウを持っている企業に採用業務を委託したいと考える企業が増えたことも、採用代行（RPO）の利用企業が増加してきた背景にあると考えられます。

代行する業務の具体例

1. 採用計画の策定
   • 募集要件の管理
   • 予算編成　
2. 母集団形成
   • 媒体掲載・運用（求人サイトへの求人掲載）
   • 採用メディア（採用サイトなど）の計画
3. 応募者受付、面接設定
   • 面接設定と面接官のアサイン
   • 面接代行
4. データ分析やその他業務
   • 各媒体の振り返り
   • 請求代行　など

採用代行（RPO）を利用するメリット～コスト削減につながる具体例～

1. 採用業務の中で優先度の高い業務に専念できる

採用業務の範囲は多岐にわたり、重要タスクに満足な時間を割けない採用担当者も多いです。
採用代行（RPO）を利用し、マニュアル化できる業務や比較的優先度の低い業務を委託することで、その課題は払しょくでき、採用担当者はより優先度の高い採用業務に専念することができます。

2. データに基づいた最適解を提案してもらえる

採用代行（RPO）業者は多くのお客様の採用計画策定から面接結果まで関わっていますので、勤務地・媒体・職種・雇用形態など採用に関する様々なデータを持っています。そして、そのデータを活用してお客様の採用にあった提案を行います。そのため、採用代行（RPO）を利用することで自社のみで採用していると知り得ないアイデアや採用手法の提案を受けることができるでしょう。

3. 他社比較ができる

採用業務に限らず、自社と同規模・同業界の企業をベンチマークとすることはビジネスにおいて少なからずあります。このような観点では、採用代行（RPO）業者の第三者目線を交えながら他社比較することで、自社の採用を改めて見直し、改善を図ることができます。

4. コスト削減につながる

委託した業務の内容によって、業務軽減や、求人広告の効果を最大化させることで、コスト削減に寄与する可能性が十分あります。

【コスト削減につながる例】

• 媒体掲載、管理を採用代行（RPO）業者に委託したことで、地域や職種に最適な媒体掲載を行い、応募者を増やすことに成功。結果として、年間の掲載費用が安くなった。
• コールセンターにて応募者受付・面接設定の代行を採用代行（RPO）業者に委託したことで、より多くの応募者を面接に呼び込むことが可能になり、採用人数を増やすことに成功。求人予算の削減ができた。
• 煩雑な採用に関する業務を採用代行（RPO）業者に委託することで、人的コストの削減ができた。

採用代行（RPO）を利用するデメリット

1. 自社ノウハウが蓄積できない

採用代行（RPO）業者によっては、出稿計画を作成するためのデータを共有しないこともあり、自社にノウハウの蓄積ができない場合もあります。

2. コストがかさむケースもある

採用代行（RPO）業者に委託した場合、固定コストが発生するため、市場の変化によっては削減する採用コスト以上になる可能性があります。

採用代行（RPO）業者を選ぶポイント

採用代行（RPO）の検討をはじめる際は、下記ステップで委託業者を選びましょう。

1. 自社の課題の整理

「媒体契約だけ一本化したい」
「採用サイトの見直し、運用をしたい」
「応募者受付・管理代行をしてほしい」
「総合的に採用環境を整えたい」

など、各社が抱えている採用課題は様々です。

自社は何に課題を感じていて、どの部分を採用代行（RPO）業者に委託したいと考えているのか？
この部分が漠然としていると、業者が用意している固定のプランから選択することとなり、本来の目的を達成できない契約になってしまうことがあります。

2. 各採用代行（RPO）業者の委託範囲を知る

自社の希望がしっかり固まったら業者選びを行いましょう。採用代行（RPO）業者はビジネスパートナーです。

どのようなプランが用意されているのか？
そのプランは自社にあっているのか？
プランは自社の課題に合わせてカスタマイズ可能か？
提案されたプランは自社の採用課題解決に繋がるのか？

このような流れで探してみましょう。複数の採用代行業者のプランを比較検討し、自社の採用活動のパートナーとしてふさわしい企業を見つけましょう。

アイデム提供の採用代行（RPO）活用事例のご紹介

お客様（ご依頼企業）概要

業種：介護・福祉事業
拠点数：200以上

お客様の採用の流れと代行サービス導入部分

上記のように、お客様とアイデムで随時連携しながら二人三脚で採用活動を進めています。

導入に至った背景

アイデムの代行サービスご契約以前は、各拠点の現場ごとでの採用がメインの企業様でした。全体の採用費用の圧縮を目的として、本社にて採用を一括で把握・管理することを検討、その一連の流れの中でアイデムが採用代行サービスにてお手伝いをすることになりました。

現在の目標達成度

ご契約いただき数年となりますが、【採用予算の圧縮】という大目標に関して、毎年達成しています。今後もより改善していけるよう、日々の連携強化、改善提案を行っています。

具体的に行っていること

１. 求人掲載に関して

• 媒体出稿
  弊社の媒体以外にも、他社媒体の掲載もまとめて対応しています。媒体ごとの強み・特色がありますので採用地域・職種・雇用形態によって媒体を選別し、掲載内容を確定しています。
• 採用サイト運用
  お客様の採用サイトからの採用を実現させるオウンドメディアリクルーティングは、採用費用の圧縮のための重要なポイントです。アイデムでは採用サイトの制作・運用には自信を持っており、特に力を入れています。求人情報の作り方・職種の分け方、ルールの明確化などを行い、結果の出る採用サイトとして運用を行っています。
• Web広告出稿
  これはIndeedやGoogleに絡めた広告出稿を指します。アイデムは、IndeedのPlatinum Partners、Google Partnerとして広告運用の実績が認められています。この知見を活かし、様々なWeb広告を活用して求職者への訴求を高めています。
• その他、ハローワークの有効活用のアドバイス
  採用サイト運用と同様、採用コスト削減のためには、ハローワークも有効活用していくべきだと考えます。全国で常時2,000件以上の求人があるこちらの企業様ですが、求人に出す際は必ずハローワークにも出稿を行うようアドバイスを行っております。

２. コールセンターでの応募者対応

電話・メールでの応募者対応もすべてアイデムにて管理・統括しています。応募者の方々をお客様(企業側)が設定した面接候補日にただ当てはめていくのではなく、面接率向上のために応募者とどのようにコミュニケーションをとるべきか、日々改善案を検討します。時にはお客様に説明会・面接日程を増やすようご依頼するなど、検証・改善を繰り返しています。

３. その他

採用代行としてご契約いただいている業務だけではなく、全体的な採用結果の管理・分析もしております。アイデム側で、拠点（支店や店舗）ごとの応募率などの数字を項目ごとに正確にまとめ、月に1度、レポートを作成し提出します。毎月採用活動の振り返りを行うことで、次回以降の採用に活かすための改善ポイントをご提案しています。

最後に

上記のお客様の事例はほんの一例ですが、弊社ではお客様の採用のお手伝いをするために、アイデムの営業担当者としてではなく、“お客様の採用担当者のひとりとして”業務に取り組んでいます。

そのために、ありとあらゆる採用手法の中で、そのお客様にあった手法をご提案しています。

リソースはただ使うだけでは効果が出ません。
アイデムでは、適切な効果検証、運用方法の調整ではじめて効果が最大化できると考えています。
例えば、採用サイト・求人広告などへの求人の掲載であれば、応募者への訴求効果が最大化する求人原稿の作り方、職種の分け方やルールの明確化などを行って初めて最大限の効果が享受できます。

そのようなノウハウを多く持ちあわせた上で、お客様の採用課題にあわせたご提案をしていくことで、今後よりお客様のパートナーとしてお役に立てたら幸いです。

アイデムには、人材採用から戦力化までの一連のプロセスにおける多様なノウハウがあります。
最適な人材を採用し、定着・戦力化するまでのすべての過程でサポートさせていただきます。

• 採用サイトを持ちたい
• 採用管理システムを入れたい
• 広告を掲載したい
• 人材を紹介してほしい
• 外国人材を活用したい
• 人を育てたい