求人への応募者の管理をエクセルなどの表計算ソフトで行っている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。しかし、応募者数はもちろん、採用に関わる業務や社員が増えてくると対応しきれないこともあります。
そこで採用担当者におすすめなのが、採用管理システムです。応募者情報の適切な管理は、単に応募者への連絡ミスなどを減らすだけでなく、採用力の強化にも繋がります。
今回は、採用管理システムとはどのようなものなのか、どのようなメリットがあるのかご紹介します。エクセルでの採用管理に限界を感じてきた採用担当者は参考にしてみてはいかがでしょうか。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、採用に関わる情報を一元管理して業務を効率化するためのシステムです。英語では、応募者管理システムという意味で「ATS(Applicant Tracking System)」とも言われています。
採用活動にはさまざまな情報が必要になります。応募者の選考ステータスを管理するだけであれば、エクセルでも管理できるかもしれません。しかし採用が進むにつれて面接官が増えれば、面接官からの申し送り事項を管理し、次の面接官にスムーズに共有する必要があります。また、単純な登録ミスの防止はもちろん、個人情報などの漏洩防止の観点でも管理するシステムが重要になってきます。膨大で複雑な情報を効率的に管理していくために、採用業務に特化したシステムは必要不可欠なのです。
また、優秀な人材を採用するには情報を積極的に活用することが重要です。したがって、採用管理システムは、効率よく正確に情報管理をすることで、企業の採用力を強化するツールと言えます。
採用管理システムのメリット
ここでは、採用管理システムを導入することで企業にどのようなメリットがあるのか具体的にご紹介します。
採用情報を一元管理できる
採用に関わるさまざまな情報を一元管理することで、採用業務を効率化できます。採用担当者でなくても、閲覧権限を持っている責任者の方などが採用管理システムを見れば「採用状況がどのようになっているか」すぐに確認できるので、組織全体で採用力を強化できます。
もしも採用に関する情報を採用担当者一人で管理していた場合、全てのフローにおいて採用担当者を通さなければならず、スムーズに業務が進みません。人事以外の社員にも採用管理システムで情報が共有されていれば、急な面接対応が必要になった際などに採用担当者の負担を減らすことができます。担当者の負担が減ることで、その他の業務に力を注ぐことなどもできるようになるでしょう。
より高度な採用戦略を練ることができる
採用難と言われる現代では、戦略なくして優秀な人材を採用できません。また、社内に蓄積しているデータを活用して戦略を練らなければ対策を講じることもできません。
採用管理システムでは、これまでの採用状況もデータとして活用することができます。どの求人媒体に、どのような打ち出し方をすれば応募数が増えるのか、どういった面接を行い採用につながったのかなど、さまざまなデータを可視化することができます。そのデータを活用することで、より効果的な採用戦略を練ることにつながっていくでしょう。
ケアレスミスの防止ができる
採用には細かい業務も多いため、応募者への通達漏れなどのミスが起きてしまうことも起こりえます。そこで採用管理システムを利用すれば、通達をしていない応募者がいる場合にアラートを出すなどして、タスクの抜け漏れを防止できます。
採用活動におけるミスは、応募者からの信頼を損なうだけではなく、場合によっては個人情報の漏洩につながるなど大きな問題に発展しか兼ねません。自社の評判を落とさないように、ミス防止のために導入することも採用管理システムのメリットです。
求人Webメディアとの連携
エクセルで採用業務を管理している場合、求人媒体と照らし合わせて手作業で採用状況をチェックするケースが多いのではないでしょうか。複数の求人媒体を利用している場合は、チェック項目も煩雑になっていきます。
採用管理システムはオンラインでWeb求人媒体との連携ができるケースがほとんどなので、媒体上で操作すれば採用管理システムにも情報が自動で反映されます。複数の求人媒体を使用している場合でも採用管理システムを確認するだけで情報を把握できるので、業務効率化にもつながります。
採用管理システムのデメリット
多くのメリットのある採用管理システムですが、デメリットもあるので注意してください。
コストが増える
これまでエクセルなどで採用情報を管理していた企業にとっては、月々のコストが増えることになります。システムによって料金はさまざまですが、多くの採用システムにおいて初期費用に加えて月々5～10万円のコストが必要となります。
自社にあったシステムを探さなければならない
多くの機能を持つ採用管理システムですが、さまざまなサービスがあり、それぞれ一長一短があります。その中から自社が求めている機能を兼ね備えているシステムを選ぶことが大事になってきます。
社内に浸透するまでに時間がかかる
採用管理システムを全社で共有する場合、社内のコンセンサスを得る必要があります。システムの利用者としては、面接を行う現場の社員や、採用したい部署の社員など、さまざまな人が関わることが予想されます。そのため、利用方法を決めたり権限の承認を行ったりと、運用フェーズに入ってからそれを徹底させるまでに時間がかかることが考えられます。
無料の採用管理システムは本当におすすめなのか？
採用管理システムの中には無料で利用できるサービスが存在します。採用システムの導入を初めて検討している場合は、まずは無料のサービスで試してみるとよいでしょう。
初めて採用管理システムを導入する企業では、自社にはどんな機能が必要なのか明確でないこともあります。そこで複数の無料システムを使用することで、自社にどのような機能が必要なのか言語化しやすくなります。必要な機能を洗い出すことができれば、それらを網羅している有料システムを探しやすくなります。
採用媒体を最大限活用したいならJobギア採用管理
採用管理システムは多々ありますが、応募者への素早い対応、応募ステップの一元管理、求人媒体の効果測定を行いたい採用担当者の方におすすめなのが「Jobギア採用管理」です。求人媒体の効果測定においては、複数の求人媒体と連携し管理することが可能です。
また、採用管理機能では、面接予定日前日に会場・日時などを記載したメールを応募者に自動送信する仕組みなどがあり、業務の効率化も図れます。
まとめ
社内に採用管理システムを導入することで、採用活動が円滑になるのはもちろん、担当者の負担が軽減されるなどの効果も期待できます。採用業務を効率化し、会社の採用力を強化させるためにも、採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
