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【企業側文例あり】内定辞退メールへの返信方法と引き留めたい時の注意点とは?

採用ノウハウ

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こんにちは。採用から定着・戦力化まで、人材に関するあらゆるご支援をしておりますアイデムのライターチームです。

内定の通知を出したとしても、複数企業の選考が並行して進んでいる場合が一般的なので、全ての応募者がすぐに入社の意思を示すわけではありません。入社を前提に準備を進めていた採用側にとって、採用計画が思うように行かない事態は一大事です。しかし、そんな状況下においても、その応募者はもしかしたら今後仕事での関わりがあるかもしれない存在のため、丁寧な対応を取ることが求められます。

そこで今回は、採用辞退の意を示された場合の対応の仕方をご紹介します。

そのまま辞退を受け入れる場合と引き留める場合についてのメールの例文も紹介しているので、参考にしてください。

アイデムには、人材採用から定着・戦力化までの一連のプロセスにおける多様なノウハウがあります。
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Index

  • 内定辞退者への対応ポイント
    • 感情的にならない
    • 応募者の気持ちになって考える
    • 返信メールを必ず送信する
  • メール文例とメール作成時の注意ポイント
    • 内定辞退を了承する場合
      • メールは返信ではなく「新規作成」する
      • 連絡をくれた応募者に対し感謝を伝える
      • 内定辞退を承諾した旨を簡潔に書く
      • 応募書類を破棄する旨を伝える
    • 引き留めたい場合
      • 「新規作成」でメール作成、まずは応募者に対し感謝を伝える
      • 直接面談する機会をもらえるよう交渉する
  • 内定辞退を防ぐなら「Jobギア採用管理」の活用がおすすめ
    • 全ての応募者情報を一元管理
    • 1件の応募を大切にする様々な機能
    • 効率良い選考で応募者を逃さない
    • 適性を知り、効果的な人材マネジメントを実現
    • 課題の抽出と解決方法をご提案
  • 【まとめ】面接や内定辞退メールは引き留めの最後のチャンス。真摯に対応を。

内定辞退者への対応ポイント

内定辞退の連絡を受けた際、注意したいポイントが3つあります。

感情的にならない

採用担当者としては納得できない状況もあるかもしれませんが、感情に任せて行動することだけは避けなければなりません。

内定辞退で感情的にならないために重要なのは、「入社意思をもらうまでが採用活動」という意識を持つことです。採用を辞退されて感情的になるのは、内定を出したら入社してもらえることを前提として考えているからとも言えます。

このような考え方は、企業が応募者を選んでいるという考えに他なりません。しかし企業が応募者を選ぶように、応募者も企業を選ぶ立場にあると理解しましょう。採用活動の施策を検討する際、内定辞退が発生した場合のことも想定したスケジュールを構築することも重要です。

応募者の気持ちになって考える

採用辞退が発生したら、応募者の心情も慮りましょう。最終面接まで残ったということは、応募者にも途中までは入社したい気持ちがあったと推測されます。何らかの事情によって辞退の連絡をした応募者も心苦しいはずです。

応募者が、勇気を出して辞退の連絡をしてきていることを考えて、その後の応募者とのやりとりをできるだけ円満に進められるように意識しましょう。この時の対応次第で、応募者の企業への印象は大きく変わります。仮に別の企業に就職することになっても、ポジティブな印象を持っていれば別の形で自社へ貢献してもらえる可能性があります。反対に印象を悪くすれば、企業の評判を下げることにもなりかねません。現在はSNSなどで個人が発言できる環境もそろっているため、くれぐれも失礼な対応をしないようにしましょう。

なお「円満に進める」とは、必ずしも相手の希望を素直に受け入れるだけではありません。直接話をして素直な意見を聞くことができれば対応案が生まれるかもしれませんし、場合によっては引き留められるかもしれません。お互いに後悔せず、全ての可能性を探るためにも真摯な対応が重要です。

返信メールを必ず送信する

内定を辞退した後、企業から返信が来ない状況に、困惑している求職者は多いものです。「もしメールを確認されておらず、入社することになっていたら」「内定を辞退したことで怒っているのではないか」と応募者も気になってしまいます。お互いに何の音沙汰もなければ、トラブルに発展までしなくても、企業への印象が悪くなる可能性がありますので、内定辞退のメールへは、必ず返信するようにしましょう。

アイデムには、人材採用から定着・戦力化までの一連のプロセスにおける多様なノウハウがあります。
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メール文例とメール作成時の注意ポイント

内定辞退を了承する場合と引き留めたい場合のメールの文例を、メール作成時の注意ポイントとあわせてご紹介します。

内定辞退を了承する場合

まずは辞退の申し出を受け入れる文例です。

◯◯様

お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。

この度は数ある企業の中から弊社にご応募いただき、
まことにありがとうございました。

内定をご辞退とのこと、弊社としては大変残念ではありますが、
承りました。

〇〇様の今後のご活躍を陰ながら応援しています。

なお、応募に際してお預かりした書類に関しては、
弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
なにとぞご了承くださいませ。

メールは返信ではなく「新規作成」する

選考辞退メールは重要な内容のため、受信したメールにそのまま送信するのではなく、新規作成しましょう。「選考辞退に承諾した」という旨がわかる件名にし、内容も応募者に伝わりやすいよう簡潔にまとめましょう。

連絡をくれた応募者に対し感謝を伝える

まずは辞退の連絡をくれた応募者に対し、感謝の意を伝えましょう。応募者は、今後お客様として自社に関わることも十分に考えられます。感謝の言葉を忘れると、企業の印象が悪くなりますのでご注意ください。

内定辞退を承諾した旨を簡潔に書く

次に「選考辞退に残念ながら承諾した旨」を簡潔に述べましょう。応募者が戸惑わないような配慮ができている、と受け取ってもらえるでしょう。

応募書類を破棄する旨を伝える

「応募書類は悪用がされないように破棄する旨」も記載しましょう。応募書類に対しての記載がされていると、情報管理ができている、という印象に繋がるとともに、応募者も安心感を持つことができます。

引き留めたい場合

次に、内定辞退の連絡を受けたが、引き留めたい場合のメール文例を紹介します。

◯◯様

お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。

この度は、内定の通知にお返事を頂きありがとうございます。

恐れ入りますが、よろしければ内定を辞退された理由や背景について、
もう少し詳しくご教示頂けますと幸いです。
弊社としては、ぜひ◯◯様と共に働きたいと思っており、
待遇や条件に関して、可能な限り調整したいと考えております。

ご検討頂く余地がございましたら、
再度面談の機会を設けたく、ご都合のよい日程を
いくつか頂けると幸いです。

もし来社して頂くのが難しい場合は、
オンライン、もしくはお電話にてお話できる日程を
頂ければと思います。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご検討のほど、なにとぞよろしくお願いします。

「新規作成」でメール作成、まずは応募者に対し感謝を伝える

こちらは、辞退を受け入れる場合と同様です。企業の印象に関わる分部なので、細心の注意を払いながらメールを作成しましょう。

直接面談する機会をもらえるよう交渉する

求職者を引き留めたい場合は、「あなたが会社に必要だ」という気持ちを真摯に伝えることが重要です。

メールだけで説得をしようとしてはいけません。どんなに丁寧な文章であったとしても、引き留めるための長文のメールによい印象を持つ方は多くありません。また、文字だけではコミュニケーションが一方通行になってしまうので、求職者の繊細な心情をくみ取りにくくなります。メールでは、もう一度話したい旨を伝えて、日程調整をするに留めましょう。

直接会う機会があれば理想的ですが、内定を断った会社に再び足を踏み入れるのは求職者としても気が向かないでしょう。また、直接会う時間をとるのはスケジュールの都合で難しいことも考えられます。そのような時でもまずは電話やオンライン会議などで話す機会を作りましょう。

電話であればメールに比べてアポイントの交渉もしやすいので、社外での面談などを提案するのもよいでしょう。応募者が返信しやすいよう、丁寧な対応を心がけ、応募者に合わせたスケジュールを提示してみるのもいいですね。

ただし、面談や電話の際に気持ちを伝えた上で断られた場合は、潔く辞退を受け入れましょう。

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内定辞退を防ぐなら「Jobギア採用管理」の活用がおすすめ

自社の選考ステップを順調に進み、内定を出した応募者は、自社にマッチしており入社後に活躍が期待できる可能性の高い人材です。そんな応募者に内定辞退をされると、人材を獲得できるチャンスが閉ざされる上、これまでの採用活動が無駄になり、企業にとって大きな損失となります。

内定辞退の背景は様々な理由が考えられますが、応募者の懸念・不安点を選考過程で把握、解消していくことで、内定辞退のリスクを下げることができます。そのためには、丁寧な選考プロセスを踏むことが重要になります。

選考プロセスの管理のために、アイデムの採用管理システム「Jobギア採用管理」の活用がおすすめです。

全ての応募者情報を一元管理

求人サイト「イーアイデム」からのWEB応募に加え、他社媒体の応募も自動取込が可能です。応募者情報、応募媒体、店舗または拠点、選考状況など一画面でまとめて確認、管理できます。

1件の応募を大切にする様々な機能

応募者が面接日を選べる機能、面接前日にスケジュールを通知する機能、応募者とショートメッセージやチャットができる機能、企業の選考フローに合わせて選考状況の表示をカスタマイズできる機能など、応募者と企業、双方の使いやすさを意識した機能が揃っています。

効率良い選考で応募者を逃さない

Jobギア採用管理では、ライブ面接(Web面接)URLがワンクリックで発行でき、簡単にご利用いただけます。Web面接は、日程調整がしやすかったり、会場や勤務地に関係なく実施できたりと、応募者・選考者双方に時間や経費を削減できるというメリットがあります。

適性を知り、効果的な人材マネジメントを実現

Jobギア採用管理は、適性診断テストを標準実装しています。<キャリア志向診断><性格診断>から<お勧めの仕事タイプ>などを診断できます。選考時の精度アップや、採用後のマネジメントに役立てることができます。

課題の抽出と解決方法をご提案

「Jobギア採用管理」は媒体別、店舗別、月間、媒体別応募者属性、媒体比較などの効果測定が可能です。お客様のご要望に応じてアイデムが分析レポートを作成し、課題解決の具体的な打ち手をお客様と一緒に考え、ご提案させていただきます。

【まとめ】面接や内定辞退メールは引き留めの最後のチャンス。真摯に対応を。

採用の辞退は採用担当だけでなく、求職者にとってもナイーブな出来事です。応募者の方も勇気を出して辞退の連絡をしていることを理解しましょう。

この心情を考慮した上でお互いが最善の選択ができるよう、企業側から意識的にコミュニケーションの機会を多く作ることも重要です。このタイミングを逃すと誤解や違和感が残ったまま連絡が取れない事態にもなりかねません。

引き留めの最後のチャンスでもあるので、真摯な姿勢で対応しましょう。

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