選考を経て、採用を決定した求職者に送る通知書は２つあります。採用通知書と内定通知書です。双方は似ている存在のため、同一だと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、どちらも法的な発行義務はないので、形式的な書類だと思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、意味を理解して適切に使用することで、自社の採用力を高めることに使えます。今回は、採用通知書と内定通知書の違い、また各通知書にどのようなことを記載するべきなのかをご紹介します。
採否を知らせる３つの書類（内定通知書・採用通知書・不採用通知書）
採用選考を受けていただいた求職者に、採否の結果を知らせる書類には、合格者に送る「内定通知書」「採用通知書」、不合格者に送る「不採用通知書」の３種類があります。それぞれどのようなものかを確認していきましょう。
内定通知書
内定通知書とは、最終面接を受けた求職者に対して、内定を知らせることが役割の書類です。内定通知書は「内定」を証拠として示すことにおいては法的効力が発生しますが、発行することに法的義務はありません。そのため、記載項目などの定義はなく、発行しない企業もあります。
とはいえ、特に新卒採用のように、内定から入社までに何ヶ月もある場合は、内定通知書を発行することで、入社意欲が高まる・固まるなど、辞退を防ぐ役割としてはたらくケースもあります。内定通知書を発行する場合は、面接時に「内定の場合はいつ頃、内定通知書を送る」など求職者に一言声をかけておくと安心するでしょう。
一方、一般的に内定から入社までの間が短い中途採用の場合、内定通知書の送付を省くケースも珍しくありません。また、内定通知書を送る際には「入社承諾書」「入社宣誓書」を同封するのが一般的です。同時に返送用の封筒も同封するなど、丁寧な対応を意識しましょう。
採用通知書
採用通知書は、求職者に対して正式に採用を決定したことを通知するための書類です。求職者に送付するタイミングは、最終面接から一週間以内が望ましいでしょう。採否の通知が長引けば求職者の入社意欲は下がり、他社への入社を決めたり、転職を踏みとどまってしまう可能性もあるので速やかな送付が大切です。なお、採用通知書の発行も法的義務はなく、企業によって定義が異なり、内定通知書を兼ねている場合もあります。
内定通知書と採用通知書を兼ねて求職者へ送る場合は、先にメールまたは電話等で内定した旨を知らせておくのがよいでしょう。
不採用通知
選考プロセスを経た求職者に対して、不採用を知らせるのが不採用通知の役割です。最近ではメールで済ませる企業も増えていますが、面接時に預かった履歴書やポートフォリオなどの書類を返却する場合は、不採用通知と共に送るのが一般的です。
不採用になった求職者と、今後どのような関わりを持つか分かりません。将来お客さまになったり、他社に就職して取引先の担当者になる可能性も考えられますので、丁寧な対応を心掛けましょう。何より大切なのは、応募していただいたことに対する謝意です。不採用になった理由を知らせる法的な義務はありませんが、もし聞かれた場合は失礼のないように誠意を持って対応しましょう。
内定通知や採用通知の際に必要な書類
内定通知書や採用通知書と同じく、入社に必要な関連書類を確認しておきましょう。
入社承諾書、誓約書
企業によって取り扱いは異なりますが、内定通知書には入社承諾書と宣誓書を同封し、求職者からの返送を待って採用通知書を送るケースが一般的です。決まった書式があるわけではないので、企業ごとに記載内容が異なっていても構いません。一般的には求職者が署名・捺印できる欄を設けて、返送用の封筒も同封します。
労働契約
求職者の入社意思が確認できたら、労働契約の締結を進めます。締結の際は、労働条件を書面にて通知すべき内容として、以下の項目は最低限記載しておきましょう。
・労働契約の期間に関する事項
＊契約期間がある場合はその期間、ない場合にはその旨
＊契約期間がある場合は更新の有無および更新の基準
・就業の場所
・従事する業務に関する事項
・始業及び終業の時刻、所定労働時間を越える労働の有無、休憩時間、休日に関する事項
・賃金(基本給、計算方法、賃金の締切・支払日、諸手当・賞与・昇給)に関する事項
・退職に関する事項
＊解雇の事由も記載
引用： 厚生労働省
内定通知書や採用通知書に記載が必要なこと
内定通知書や採用通知書は法定な書面ではありません。そのため、企業ごとに自由に内容を定めることができますが、下記の内容が含まれていることが一般的です。
応募へのお礼と採用内定のお知らせ
まずは、応募していただいたことへの謝意を表しましょう。その後、内定が決まったことをお知らせします。先に内定通知書を送っている場合は、正式に採用が決定したことをお知らせします。
同封書類の内容と返送期限
同封している書類があれば、どのような書類が同封されているのかを明記しましょう。返送が必要な場合は、返送期限も明記します。
入社日
入社日が決まっているようでしたら明記しましょう。もし未定の場合は、その旨を明記し、後ほど連絡することを伝えてください。
人事担当者の連絡先
想定外の事態に備え、誰に連絡をすればいいのか、連絡先を明記しておきましょう。人事部宛であれば、誰が担当者なのかを明記しておくことで、連絡漏れなどを防ぐことができます。
労働条件
賃金、就労場所などの労働条件に関して、取り決めを交わす必要があります。書面にする場合は、お互いに確認しながら作成しましょう。
内定通知書と採用通知書のテンプレート
最後に通知書の例文をご紹介します。前述したように、内定通知書もしくは採用通知書の記載項目に定義はありません。下記の例文はいずれの通知書においても応用できますので、参考にしてみてください。
内定通知書などの書面についてのまとめ
内定通知書も採用通知書も法定書面ではありません。しかし、内定の意思を少しでも早く求職者に知らせることで、入社へのモチベーションの醸成が期待できます。
最終面接から通知までの時間が開くと、求職者は不安になり、同時期に内定した企業への入社を決めてしまうことも考えられます。本記事内でご紹介した例文などを参考に、採用が決まり次第、できる限り早く通知しましょう。
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