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不採用通知をするときのメール・電話の文例

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採用ノウハウ

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応募者への合格通知・選考通過通知以上に、気を使わなければならないのが不採用通知です。合格通知や選考通過の通知を受けて不快に感じる方はいないでしょうが、不採用通知を受けて嬉しい方はいません。そして、その応募者はいつかお客様にも、取引相手にもなる可能性があることを念頭に置いておく必要があります。今回は不採用通知ではどのような内容を盛り込むべきなのか、また不採用通知を送る際にどのようなことに気をつけるべきなのかを紹介します。応募者とのやり取りを行う採用担当者の方は参考にしてみてください。

不採用通知の内容

早速ですが、まずは不採用通知にどのような内容を盛り込めばいいのか確認していきましょう。

応募してくれたことへの感謝を伝える

不採用通知で応募者に最も伝えなければならないことは、応募してくれたことへの感謝の気持ちです。仮に書類選考であったとしても、応募には手間がかかります。もしも会社に足を運んでもらったのであれば、会社までの交通費や面接するための時間など、応募者はお金と時間をかけて来てくれています。その行動に対する感謝を伝えることが、不採用通知では最も重要です。

不採用の理由は無理に書かなくてもいい

不採用の理由を応募者に伝える義務はありません。無理に不採用通知に理由を添えなくても大丈夫です。しかし、「今回は不採用となりました」と結果だけを伝えると、事務的に感じられてしまい、印象はあまりよくありません。「ご希望に添えず申し訳ありません」「今後の転職活動の成功をお祈りしています」など、応募者を気遣う内容を添えてあげると、印象がソフトになるでしょう。

また、応募者に不採用の理由を聞かれた場合、理由を伝えることはおすすめしません。どのような理由でも、不採用の方にとっては気分のいいものではなく、トラブルになる可能性があるからです。どうしても伝えなければならない場合は、不採用者個人に対する絶対評価ではなく、「ほかの応募者との相対評価で選考させていただいた」という文脈で伝えることをおすすめします。大事なのは、不採用となった方に真摯に向き合う姿勢です。そのことが伝わるよう、最大限の配慮をもって臨んでください。

不採用通知を送るときの方法

様々な手段が想定される通知方法ですが、不採用を伝える際にはどのような方法で伝えるのが適切でしょうか。

基本はメールで送る

不採用通知は、基本的にメールで送って問題ありません。もしも、面接時に預かった書類やポートフォリオなどを返送する約束をしている場合には、書面での不採用通知を同封して送りましょう。書面で送る際にも先にメールで不採用の結果を通知し、「後ほど書類をお送りします」と添えておけば確実です。

またメールを送る際には表題に気をつけましょう。応募者は他の企業も応募している可能性が高いため、メールボックスの中で埋もれないようにしなければなりません。「選考結果の通知」であること、そしてどの会社からのメールか一目で分かるようにしましょう。

急ぎの場合は電話+メール

急いで結果を伝えなければいけない場合は電話で連絡しましょう。電話で連絡をする際はメール以上に気を遣う必要があります。もし、応募者が在職中である場合、会社にいる時に電話をするのはNGです。電話がきっかけで転職活動をしていることが現職の会社にばれてしまったら、大きな迷惑をかけることになります。電話で連絡をする可能性がある場合には、面接時などに電話をしてもよい時間をあらかじめ聞いておきましょう。

また、電話をした後にメールを送ることをおすすめします。電話だけで済ませてしまうと、後ほど言った言わないなどのトラブルに発展してしまう可能性があるからです。「先程お電話でお話した通り」と添えて、メールでも連絡を入れておくのがいいでしょう。

不採用通知を送るときに気をつけること

次に不採用の連絡をする際に気をつけるべきことをいくつか紹介します。些細な違いで印象が変わることもあるので注意してみてください。

文面では不採用という表現は使わない

メールを送る際に、不採用という表現を用いるのは望ましくありません。例えば、「ご期待には添えない結果」という言葉などを使用することで、表現が穏やかになります。些細なことに感じるかもしれませんが、応募者にとってはただでさえ受け取りたくない内容です。少しでもソフトな表現を使うことが、応募者への気遣いとなるでしょう。

紹介会社経由の場合は不採用の理由を細かく伝える

直接の応募ではなく、紹介会社を経由しての応募の場合は、不採用になった理由を細かく伝えることが大切です。理由は2つあります。1つは紹介会社に理由を細かく伝えても、紹介会社がソフトな表現に言い換えて応募者に伝えてくれるからです。

もう1つは、不採用の理由を伝えることで、今後の紹介の精度が高めるためです。紹介会社は紹介した人の合否の結果を通じて、企業が「どんな人材を求めているのか」を把握することができます。不採用の理由は、紹介会社にとって、企業が求めている人物像を明確にする材料なので、結果として紹介の精度があがるのです。

不採用にした人の連絡先を残しておくことも立派な人事戦略

採用はタイミングが命です。今年不採用にした人材が、来年必要になることは十分に考えられます。また、新たに欠員が出た時にあらためて採用活動をするよりも、以前応募してくれた人材の中から、やむなく不採用にした人材に声をかけたほうが効率も良くなります。

このように不採用にした人材の連絡先を残して関係性を保つことを「タレントプール」といいます。今後、日本ではますます少子化が進み、労働力の確保が難しくなっていくことが予想されています。その結果、優秀な人材を採用するのはさらに難しくなっていくため、一度の出会いを大事にすることが採用担当の重要な戦略となってくるでしょう。

応募者の中に優秀な人材ではあるが、諸々の事情で採用を見送る方がいた場合は、再度採用をかける時に「連絡してもよいかどうか」を確認することをおすすめします。その際、連絡先は採用募集以外では使わないことを伝え、社内で保管しましょう。無断で連絡先を残して置くのは、個人情報保護の観点からNGです。必ず確認しましょう。

不採用通知の参考メール

最後に不採用を伝えるためのメールの例文を紹介します。これはあくまでも例文ですので、自社のスタンスに合わせて変更してみてください。

書類選考での不採用メール

〇〇様

この度は数ある企業の中から、弊社にご応募頂き誠にありがとうございました。
採用担当の△△と申します。

この度、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、
ご期待に添えない結果となりました。
せっかく応募して頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

メールでのご連絡となってしまい恐縮ですが、何卒ご了承くださいませ。
〇〇様のこれからのご活躍を、お祈り申し上げております。

面接に進んでからの不採用メール

〇〇様

●●株式会社採用担当の△△と申します。

この度は数ある企業の中から、弊社にご応募頂き誠にありがとうございました。
また先日は弊社までご足労頂きまして、重ねてお礼申し上げます。

〇〇様とお話内容を踏まえ、社内で検討したところ
誠に残念ではございますが、ご期待に添えない結果となりました。
せっかく応募して頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

また、ご提出頂いた書類に関しましては返却致しませんので、
予めご了承くださいませ。

メールでのご連絡となってしまい恐縮ですが、何卒ご了承くださいませ。
〇〇様のこれからのご活躍を、お祈り申し上げております。

まとめ

転職活動を同じ業界内でしている求職者は珍しくないため、不採用にした応募者と後々の仕事で接触する可能性は決して低くありません。不必要に会社の評価を下げたり、自社の印象を損なわないように、細心かつ慎重な対応を心がけましょう。

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