採用に関することならアイデムのリターム編集部にお任せ！
「採用活動」は、採用計画の策定から求人媒体やエージェントなど採用方法の選定、説明会や選考の実施、選考管理や入社意思確認など、多岐に渡る業務が含まれます。
売り手市場である現在、求職者に「選ばれる」ために、採用担当者に求められる業務の質は年々高まってきています。その一方で、採用以外の業務も兼任している採用担当者も多く、思うように採用業務に時間を割けないのが実態です。
こうした中、採用業務の効率化を目的に各社での導入が増えているのが、「採用管理システム(ATS)」です。
今回は、一般的な採用管理システムが備えている機能や、採用管理システムを導入する際に行うべきことについて解説します。
Index
採用管理システムとは
採用管理システムは、Applicant（応募者）Tracking（追跡）System（システム）の頭文字から「ATS」とも呼ばれ、応募者情報管理や応募受付、面接日程調整や応募者分析など、採用活動に関する様々なデータを管理し、採用業務を自動化・効率化するものです。
採用管理システムの導入によって、一連の採用業務の効率化が可能となり、大幅なリソースの削減が期待できます。
採用管理システムの基本機能
採用管理システムには多様な種類があり、それぞれのシステムごとに特色があります。下記では、一般的な採用管理システムが有している機能をご紹介します。
①応募者の一元管理
複数の求人媒体やエージェント、自社採用HPからの応募など、昨今では応募者の流入経路が多岐に渡るケースが多くなっています。各流入経路からの応募を手動でまとめるのは非常に手間がかかります。応募者の一元管理機能があれば、各媒体等の応募者情報を自動で取得することができます。
②自動メール機能
応募者へのサンクスメールや、面接前のリマインドメールなどを自動で送信する機能です。応募者の信頼獲得のためには、こまめなケアが必要ですが、すべてマンパワーで行うのは難しいでしょう。特に選考前のリマインドメールは、直前の選考辞退や日程間違いなどのリスクを減らす効果が期待できます。
③面接スケジュール管理機能
あらかじめ設定した面接日程を、応募者に対して自動で通知し、面接日程の設定を行える機能です。自動メール機能と併せて用いることで、採用担当者を介さずとも面接日程を確定させることができます。
④採用ステータス管理
応募者の状況を常に把握し、的確なアクションを起こすことができます。複数の人事担当者で応募者の管理をしている場合や、面接官との情報共有など、社内で安全に応募者の採用ステータスを管理・共有することができます。
⑤応募者の分析機能
複数の求人媒体など、流入経路ごとの効果を可視化し、効果検証することができます。応募率や採用率を把握し、課題を見つけたり、採用予算の振り分けを再検討したりする場合などに役立ちます。
採用管理システムの選び方
では、採用管理システムの導入を検討する際、数多くある採用管理システムの中から、自社に合うものを選ぶにはどうしたら良いのでしょうか。ポイントを3つ挙げさせていただきます。
1. 予算に見合った価格プランなのか
採用管理システムと一言でいっても、初期導入費（0円～100万円近く）から、月々のランニングコスト（0円～10万円）まで、かかる費用は実に様々です。
自社が年間で何名採用する計画があり、採用予算がどのくらいなのか、を考えて導入システム・プランを検討していく必要があります。
2. どの採用業務の負担を軽減したいのか
流入経路が多く（掲載している求人媒体が多い、利用している紹介会社が多い等）、応募者を一元管理したいのか？または面接日程の調整をラクにしたいのか？によっても、選ぶ採用管理システムが変わります。
自社の採用業務において、「どの部分」の負担を軽減したいのか？優先順位づけをしてみましょう。
3. 操作性は良いか
使ってみなければ分からない部分ではありますが、この「操作性」があまり自社に合っておらず、苦戦されるというケースは非常に多いです。1,2でだいたいの候補が出てきたら、企業に問い合わせて操作性を確認してみることをおすすめします。
アイデムでも採用管理システム「Jobギア採用管理」をご用意しています。「うちは年間〇名採用しているが、他社はどのくらいの採用人数で、どれくらいの予算のシステムを導入しているのか？」など、他社状況を踏まえご検討されたい場合は、導入事例をお伝えすることも可能です。ぜひご相談ください。
採用管理システムを導入する際に行うべきこと
では、採用管理システムを導入すると決めたら、何から着手するべきでしょうか。前項で説明しました通り、採用管理システムは、自社の採用に関する課題解決が実現できるものを導入する必要があります。下記手順をご参考に、自社の課題整理を行いましょう。
①現状の採用活動における業務を書き出す
採用計画の策定から、入社まで、企業によっては入社後の研修までと、採用活動において発生している業務を書き出しましょう。さらに、どの業務にマンパワー・工数がかかっているのか、なども明記できると良いです。
②現状の採用活動における問題点を書き出す
たとえば、
- 応募はあるが面接設定できずに離脱してしまう
- 面接は設定できているものの、当日キャンセルが多い
- 面接官と人事の間での情報共有に時間がかかり、うまく連携できていない
など、自社の採用における問題点を書き出しましょう。
③効率化すべき業務から、自社に必要な採用管理システムの機能を定義づける
①と②を照らし合わせ、どの採用業務を効率化することが望ましいかを導き出しましょう。効率化すべき採用業務が分かったら、その業務を改善し得る機能が分かります。自社にとって必要な機能を定義づけしましょう。
④自社に必要な機能を持つ採用管理システムを探す
自社に必要な機能が分かったら、各社のホームページから資料ダウンロードをしたり、問い合せをしたりと、情報収集を行いましょう。
打ち合わせをする前に、最終的な決め手を何とするかも検討しておけると意思決定がスムーズになります。
▼最終的な決め手の例
- コスト
- 操作性・使いやすさ
- カスタマイズできるか
- その他付随する機能が充実している
など、企業によって最終決定における優先項目は違うはずです。自社内で稟議を上げる際を想定し、最終的にシステムを選ぶ決め手を定めておきましょう。
アイデムの採用管理システムの特徴
アイデムの採用管理システム・「Jobギア採用管理」は、［応募］→［選考］→［採用］→［マネジメント］→［戦力化］を一貫して行える機能を実装しているアイデムの作用管理システムです。人事・採用担当者の煩雑化する採用・マネジメント業務を効率化します。
下記にて、Jobギア採促採用管理の特徴をご紹介します。
1. Web面接機能がある
Web面接は、いまや面接の新常識となっています。株式会社ジェイックがとった「就職活動の状況に関する22卒学生アンケート」の調査結果では、約80％の方が「面接方法はWebの方が多い」と答えています。
Jobギア採用管理では簡単にLive面接URLを発行し、Web面接を行うことができます。シンプルな機能で使いやすく、月300件までは追加料金なしでご利用可能です。
2. 適性診断テストがついており、人材のキャリア志向とEQ-Typeから仕事の適正を診断できる
キャリア志向やメンタルヘルス、EQ-Type(性格診断)などを通して、書類選考や面接時だけでなく、効果的な人材配置にも役立てることができます。
3. 応募効果測定を通して次の採用計画までサポート
「Jobギア採用管理」は媒体別、拠点別、月間、媒体別応募者属性、媒体比較などの効果測定が可能です。
ご要望に応じて分析レポートを作成し、課題解決の具体的な打ち手をお客さまと一緒に考え、ご提案させていただきます。
4. ヘルプデスクによるサポートが充実
アイデムでは、チャットボットや専任オペレーターを配置しており、操作が分からないときにすぐに質問・解決することができます。はじめて採用管理システムを使う企業様や、あまりシステムに詳しくないという方でも、安心してご導入いただけます。
採用力強化のためには、採用サイト構築サービス「Jobギア採促」＋採用管理システム「Jobギア採用管理」がおすすめ！
【Jobギア採促】
オウンドメディアリクルーティングを実現する採用サイト構築サービス
【Jobギア採用管理】
［応募］→［選考］→［採用］→［マネジメント］→［戦力化］を一貫して行える機能を実装した採用管理システム
まとめ
売り手市場となった現在は、内定者のフォローやこまめなケアなど、人事担当者の業務は以前よりも煩雑になり、やるべきタスクが増えています。システムでできることと、人がやるべきことをすみ分け、採用業務を効率化することで、応募者からの信頼アップ・採用効率のアップにつながります。また、採用ステータスを可視化することで、社内での情報共有もしやすくなり、適切な合否判断が行えるため、採用のミスマッチを減らすことも期待できます。
一方で、採用管理システムは多種多様であるため、自社にとって必要な機能を把握することが肝要です。アイデムでは、自社の採用業務の棚卸など、初期検討の段階からご相談いただくことも多くございます。「採用業務を効率化したい」「時間がなく、力を入れるべき業務に時間を割けていない」など、採用業務にお困りのことがあれば、ぜひご相談ください。
アイデムには、人材採用から戦力化までの一連のプロセスにおける多様なノウハウがあります。
最適な人材を採用し、定着・戦力化するまでのすべての過程でサポートさせていただきます。
