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ファシリテーターに求められる役割やスキルは?注意点や資格についても解説

ビジネス用語

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近年、会議を効率的に進める役割を担う「ファシリテーター」の重要性が高まっています。
ファシリテーターは1970年代あたりからアメリカのビジネス分野に誕生し、 その後、徐々に日本で認知されるようになりましたが、詳しく理解していない人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ファシリテーターに求められる役割やスキルについて解説します。

ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは、会議やプロジェクトなどの集団活動がスムーズに進むように支援する行為(ファシリテーション)を、専門的に担当する人物を指します。

広義では、「ファシリテーター自身は集団活動に参加せず中立的に活動を支援する立場」という意味になりますが、日本のビジネスシーンでは主に会議やミーティング、研修といった場面で参加者の発言を平等に引き出し、会議をゴールに導く進行役のことをファシリテーターと呼びます。

司会進行役にも似ていますが、司会進行役は段取りやプログラム通りに進めるだけの役割で、参加者の発言を引き出すようなことは求められません。

ファシリテーターの役割とは?

ファシリテーターの役割は、会議の質を向上させ、問題解決やゼロから新しいことを創造するといった集団活動の目標をクリアできるようにサポートすることです。

そのためには、会議中に段取りや進行といった外面のプロセスだけでなく、参加メンバーの考え方や感情、関係性、雰囲気といった内面のプロセスにも気を配る必要があります。

会議全体の進行をコントロールして時間を管理しつつ、参加者たちが新しいアイディアを生み出せるように発言を引き出すことがファシリテーターに求められる役割やスキルといえます。

ただし、ファシリテーターは中立の立場であるため、自分から意見を述べたり、会議の意思決定に関わったりすることはしません。日本語では調整役や促進者と訳されることが多いように、集団活動中のサポート役に徹することが求められます。

ファシリテーターに求められるスキル

ファシリテーターは会議やプロジェクト、研修などのシーンによって求められるスキルが異なります。今回は会議において必要になる4つのスキルを紹介します。

議事進行のスキル

会議においては「目的が何なのか」、「どのように議論を進めるのか」といったことを明確にしておかないと、望ましい意見が出ずにただ人が集まっただけの会議になり失敗する可能性があります。

ファシリテーターは会議において話し合われる目的やルールを明確にし、事前に参加者に周知することが求められます。また、活発な議論がおこなわれるように、場を整えながら参加者へ発言を促し会議を進行させる必要があります。

参加者の意見を引き出すスキル

会議の参加者は意見や考えを出し合い、互いの理解や共感を深めてアイディアを広げていくことで、会議の結論に対する納得感を高めることができます。

そのためファシリテーターには、参加者の意見を引き出す、あるいは受け止めるといった、傾聴・応答・観察・質問といったコミュニケーションスキルが求められます。

たとえば、参加者の意見が曖昧なときには発言の意図をくみ取ってほかの参加者に伝えたり、話が長くなる参加者に対しては簡潔になるように促したり、また、発言が苦手な参加者にも相槌や質問をして発言させたりする対応が望ましいです。

時間管理をするスキル

議論が活発になることは良いこととも考えられますが、会議の時間には制限があることが多いため、一部の参加者ばかりが発言しないように、時間を管理する必要があります。
時間を管理するためにはタイマーなどを用いることも検討してみましょう。

また、会議には、「今回の会議中に決定しなければならない内容」と「今回の会議で決定しなくてもよいが扱っておきたい内容」など、優先度が異なる議題が混在している場合があるので、時間内に優先度の高い議題を解決できるよう時間コントロールをする必要があります。

結論に導くスキル

参加者が意見や考えを出し合うことを「発散」と言いますが、発散ばかりでは会議が終わりません。発散した内容を収束し、結論に導くことで会議の成果となります。

そのため、ファシリテーターには参加者の意見や考えが出尽くしたタイミングを見計らって個々の主張を整理し、議論の全体像や論点を明確にします。

議論すべき点を絞り込んだら、結論に向けて舵取りをします。ファシリテーションでは、全員が納得できる結論を目指します。この時に注意したいのが、異なる意見の対立です。

対立点を明確にしつつ互いの利益を尊重するように誘導することで、参加者の結束力は高まり、創造の結論が得られやすくなります。たとえば、ホワイトボードに現状の対立点を書き出し、参加者全員が視覚的に状況を把握できるようにするのもひとつの方法です。

反対に、どちらかの意見だけを採用してしまうと、結論に対して不満が残ってしまい、次回以降の会議に対するモチベーションが下がってしまう人も出てくる可能性があります。

対立する意見を融合させ、全員が納得できる形で会議を終わらせるように結論へ導くスキルも、ファシリテーターの必要なスキルといえます。

ファシリテーターの注意点

ファシリテーターはあくまでも中立の立場です。会議中に自分の意見や考え方を入れてはならず、何らかの決定をしてもいけません。

しかし、参加者が考えや意見を出すのが難しい場合は、自ら問いかけて意見を引き出すようにしましょう。異なる意見や考えが交換されることは、参加者同士が互いの違いに気づき、新しいアイディアが生まれるきっかけとなります。

また、ファシリテーターは参加者から発言を引き出すことや、会議の時間や段取り、雰囲気を整えるなど、同時にいくつものプロセスを進行しなければなりません。

そのため、参加者が多いとファシリテーターの負担が増大します。参加者が多いときはファシリテーターを複数用意、あるいはファシリテーターのサポート役を用意しておきましょう。

ファシリテーターに必要な準備

ファシリテーターが会議に参加する前に必要な準備はいくつもありますが、大きく分けると次の3つになります。

  • 会議のゴールの作成
  • 会議の工程作りとルールの共有
  • 会議のシミュレーションの実施

会議のゴールの作成

ファシリテーターは、最初に会議のゴールを確認するようにしましょう。会議で何を達成したいのか、何を得られたらゴールとなるのかを決めておくことで、ゴールから逆算して会議の進め方、時間配分を決定することができます。

会議のゴールに悩む場合は、最終的な判断ができる人、責任者に参加してもらうことも検討してみましょう。

会議の工程作りとルールの共有

次に会議をどうやって進めるのか、「会議の工程」を作成し、参加者と「会議のルール」を共有します。

会議の工程作りとは、議題、課題、論点、参加者に質問する内容、資料などを事前に準備するのと同時に、参加者がどのように発言するのか、どの順番でするのか、グループディスカッションを取り入れるかどうかといったプログラムを作成することです。

会議の工程はテンプレートが決まっているわけではありません。会議の議題によって異なるため、議題やゴールに沿った工程を考えましょう。そして、議論中の発言者の時間配分といったルールを会議が始まる前に共有します。

会議のシミュレーションの実施

最後に作成した会議の工程をシミュレーションしておきましょう。シミュレーションをしておけば、会議の工程に不備がないか確認できます。プロジェクターなどを使用する場合は、あらかじめ機器を操作しておき、正常な動作を把握しておくことをおすすめします。

また、どれだけ事前に準備をおこなっていても、進行が予定通りに進むとは限りません。進行が予定通りに進まなかった場合を想定した対処方法を用意しておくことは、会議の成功率を上げることに繋がります。

ファシリテーターの資格や講座

ファシリテーターに国家資格や公的な資格はありませんが、民間資格はいくつかあります。代表例が一般社団法人日本プロカウンセリング協会のFIT(Facilitation Integrated Training)ファシリテーター資格で、同協会では認定講座を実施しています。資格の内容は、企業コンサルテーションや企業研修をおこなえるファシリテーターになるためのプログラムである、としています。

また、一般社団法人日本きらめき協会でも、自律型人材育成 ファシリテーター養成講座を実施し、社内研修や公開講座をおこなえるファシリテーターを養成しています。特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会では、全国に7支部あり、ファシリテーションにおける対人関係のスキルや結論の合意形成スキルなどを学ぶことができます。

このように、日本でもファシリテーターやファシリテーションについて学べる場所があります。

ファシリテーターの役割は創造的な結論を導き出し参加者の結束力を高めること

ファシリテーターとは、集団活動がスムーズに進むように支援する「ファシリテーション」を専門的に担当する人物を指します。
本記事で紹介したようなファシリテーターに求められるスキルや注意点を社員に意識させることで、会議の成果や参加者のモチベーションを向上させることに繋がるでしょう。

【参考文献】

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