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KPIとは?KGIとKFSとの違いやビジネスシーンでのKPIの例

ビジネス用語

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ビジネスシーンでは「今期のKPIを設定する」という言葉をよく耳にします。KPIとは会社が社員やスタッフに課するノルマや個人目標のようなものと思われがちですが、実はもっと広い意味を持つ言葉です。ここでは、同じビジネスシーンで良く使われるKGIやKSFとの違いについて確認をしていきながら、KPIについて詳しくみていきます。

KPIとは?KGIやKSFと比較しながら解説

まずはKPIとはどういうものなのかを、合わせて覚えておきたいビジネス用語のKGIやKSFと比較しながら解説します。

KPIとは

最初にKPIについて具体的に説明します。KPIは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と呼ばれます。会社が掲げた大きな事業目標を達成するためには、目標達成に必要なプロセス( 過程)を具体化して考える必要があります。そのために、目標に対しての達成度合いを数値化して、計測できるようにした指標がKPIです。

目標達成までの具体的な日程と数値を決めることを「KPIを設定する」と言い、目標値が明確になることで、目標達成率の向上が期待できます。

KGIとは

目標への進捗状況を数値したものがKPIなのに対し、最終ゴールや最終到達目標の指標となるものがKGIです。KGIは「Key Goal Indicator」の略で、日本語では「重要目標達成指標」と呼ばれます。KPIはその中間目標となる指標ですが、KGIは会社全体の最終目標設定です。

具体的には「営業売上で前年比150%」や「新規出店100店舗」といった目標で、今後、会社全体が目指す方向性を決めることを「KGIを設定する」と言います。

KSFとは

KGIとKPIで掲げた目標を達成するために、重要となる成功要因のことを「KSF」と呼びます。KSFは「Key Success Factor」の略で、日本語では「重要目標達成指標」と呼ばれます。KSFは、成功させるための必要条件を示す指標で、別名CSF(Critical Success Factor/重要成功要因 )とも呼ばれています。KPIはKFSを細分化して数値化したものです。

ほかにも知っておきたいOKRとは

ほかにも似たような言葉としてOKRがあります。OKRは「Objectives Key Results」の略で、日本語では「目標管理方法」と呼ばれます。これは、組織や個人の行動の進捗を管理する指標で、GoogleやIntelなどといった、多くの外資系企業で採用されているものです。OKRはKPIよりも実現しにくい目標を設定することで、従業員一人ひとりが協力し、同じ方向を向いて取り組むことができます。

OKRは、設定・追跡・再評価を高い頻度で実現することが前提のため、効率のよい評価制度が整っている職場環境で効果を発揮します。

KPI・KGI・KSFの相関性とビジネスシーンでの例

KPI以外にもKGIやKSFなど関連した言葉が登場しました。次に、それぞれの指標がどういう関係にあるのか、相関図を用いて解説します。

KPI・KGI・KSFの相関性

KPI・KGI・KSFの相関図

最終ゴールや大きな目標となるのがKGIです。そのKGIを達成するために必要な成功要因や、根拠となる指標がKSFです。KSFにつながり、最終的にKGI(ゴール )を達成するために積み重ねていく小さな達成がKPIという位置づけになります。では、それぞれの指標が具体的にどういうものになるのか、ここでは「営業部門」に例えて解説します。

ビジネスシーンでの利用例【営業の場合】

具体例として、「新規顧客の売上げを18%増やす」というKGIを設定したとすると、KSFでは「新規顧客の獲得」と「売上げの達成」を実現するため、具体的に「問合せ数の増加」「認知度の向上」「成約率の向上」「原価の削減」などを設定します。そしてKPIでは、KSFで設定した目標を実現するために必要なプロセスを踏んで、達成度を測るという仕組みになっています。

KPIマネジメントのメリット

これらKPIを用いたビジネス経営を「KPIマネジメント」と言いますが、会社に関わる人全員が具体的にどのような行動をいつまでに取るべきか把握できるので、共通認識が深まるというメリットがあります。また、事前に何をすべきか会社と従業員が双方に理解することで、人事評価の公平性を図ることにも繋がります。

KPIマネジメントの注意点

上記の図のように、KPIはKGIとKSFから細分化されるのが理想ですが、KPIを設定する際には次の点に注意しなければなりません。ひとつは、あまりに多くのKPIを設定してしまうと、かえって会社やチームパフォーマンスが下がる可能性がある点です。もうひとつは、理想と現実のギャップに注意するという点で、経済環境や職場環境などといった現実的状況を考慮しながら設定しなければなりません。

KPIを設定する上で必要となる要素

うまく導入することで目標達成までの生産性や効率を上げることができるKPIですが、KPIを導入・実践する際には次の要素が必要になってきます。

明確性

KPIは曖昧な目標ではなく、明確に設定することが必要です。例えば「月の残業時間を20時間以内に抑制する」という目標であれば「定時退社の曜日を決定」「これまで時間がかかっていた業務の自動化」「業務のリモート化により通勤時間を短縮」など、「何をやるか」を具体的に設定するのが望ましいとされています。

計測できるものか

KPIは定期的に更新し、数値化できるものである必要があります。例えば、週5日オフィスに出勤する業務を在宅勤務に切り替えた場合、1日あたりのコスト(交通費や光熱費など)がどのくらい安くなったかなど、具体的な数字が出しやすいKPIを設定することが求められます。

達成できる可能性はあるのか

KPIは最終的な目標達成のために、小さな達成を積み重ねていく仕組みです。空想論のような目標や実現不可能な目標を設定するのではなく、実現可能な目標を設定する必要があります。

関連性

従業員一人ひとりや会社全体の行動や結果が、設定する目標に関連しているかが重要です。個人の行動で例えると、「BMI値を20未満にする」というKGIを達成するために、「退社後は毎日1駅分歩く」「飲酒を週1回にする」などといった、結果が目標達成につながっているか確認をしながらKPIを設定するといいでしょう。

期限

KPIは期限を設定することが大切です。理由は、期限を設定することで目標達成までのロードマップや1日単位で何をやるべきかがより明確になるからです。また、KPIという指標を通じて社員と会社が適切にコミュニケーションを取り、課題を共有することで職場の生産性や効率、チーム内の連携が高まることにも繋がります。

【人事担当は知っておきたい】人事担当としてのKPI

ここからは、KPIの活用例を人事担当者の業務範囲に当てはめながら解説します。まずは、人事担当がどのような業務をおこなうのかについて解説します。

人事担当の役割

主な業務内容として、会社の経営戦略やミッションを実現するために人的リソースや人員配置をおこなう「人材管理」や、社員やスタッフの能力や志向を把握し適正な評価や昇格・昇給をおこなう「人事評価」があります。

ほかにも、「人材育成」や「新規および中途の人材採用」、賃金の計算や社会保険の手続きなどをおこなう「人事労務」などさまざまです。(※業務内容は企業によって異なります)

人事担当のKPIの例①【人材採用の場合】

人事担当者がKPIを設定する際の具体例について解説します。まずは「人材採用」でKPIを設定する場合、以下のような目標が考えられます。

採用人数

年度または四半期などの期間あたり何人採用したかなどをKPIとして設定します。

応募数

採用広告などの費用対効果を測定する際などに用いられます。面接の際に転職サイト経由なのか、エージェント経由なのかなど応募してきた経緯を確認するのはこのためです。

面接数(初回~最終面接までの回数)

面接した人数と各面接に要した時間など、採用を効率的に進められたかを測る指標です。

内定辞退数

応募者側が採用辞退をした場合に、その要因や改善点の洗い出しなどに用いられる指標です。公募の内容と応募者にミスマッチがなかったかなどを分析する場合にも用いられます。

採用期間

公募から採用決定までに実際にどのくらいの期間を要したのかを測定します。効率的に採用活動をおこなうにはどうすればいいのか、ほかのKPI指標とも照会しながら改善していきます。

人材会社からの紹介かリファラル採用からの紹介か

リファラル採用とは社員やスタッフからの紹介で採用に至ったケースです。内定後の入社率や採用後の会社への定着度などを鑑みつつ、採用確度を計測するために設定します。

人事担当のKPIの例②【人材育成の場合】

続いては、「人材育成」におけるKPIの活用例を解説します。

研修の日数

研修の日数を年間で何日間充てるかを設定することで、実施できる教育プログラムの内容や充実度が変わってきます。現状で会社がどれくらい人材育成に力を注いでいるかの指標になり、実施した研修への参加者数や参加率も受講者の関心度や熱意を計測する指標にもなります。

研修の平均時間数

eラーニングや講師を招いた座学式の研修など受講者が自主的に受講する研修の場合は、どのくらいの時間をトレーニングに費やしたかもKPIの指標になります。内容にもよりますが、短すぎたり極端に長時間かかっている場合は、業務をやりながら受講していないかといったフィードバックをおこなったりしましょう。

資格保有者数

会社の業務や職種的にあると有利な資格や、社内独自のスキル認定を受けている人数や分布をKPIに設定することで、社内の幹部候補者を把握することができます。
また、入社前や入社後に社内で認定・推奨している資格を新たに取得した人数もKPIに設定することができます。

OJT計画実行率

OJTは「On the Job Training」の略称で、実務体験を通じて仕事を覚えてもらう教育手法です。OJT実施中は、どこまで教えたかの進捗度を把握することで、研修を受けている人の配属先や引き継ぐタスク・業務の精査がしやすくなります。また、教育を担当した人の管理能力や育成スキルの把握にも利用できます。

会社内のパフォーマンス向上に期待できるKPI

KPIの意味やKGIおよびKSFとの違い、そしてビジネスシーンにおけるKPIの活用事例などについて解説しました。KPIは最終的な目標達成に向かってどのくらい進捗しているかを可視化して、評価する側とされる側が双方確認できる指標です。人事考課や会社への貢献度など人事の領域においても活用できることが多いので、ぜひ皆さんの会社や職場でも導入してみてください。

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