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採用管理システム導入が向いている企業/選び方

採用ノウハウ

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2022年4月に個人情報保護法が改正され、個人情報のセキュリティ強化のためますます注目されているのが「採用管理システム」。
採用業務の効率化や、採用課題の可視化のほかに、個人情報保護の目的でも導入を検討する企業が増えています。
今回は、導入例やプラン別のメニュー、システムの選び方等、「採用管理システム」FAQとして4つの観点からまとめました。

Index

  • 採用管理システムの導入を検討すべき?
  • 採用管理システム、無料プランと有料プランの違い
  • 採用管理システムの選び方
  • アイデムの「Jobギア採用管理」ここがおススメ

採用管理システムの導入を検討すべき?

採用管理システムを未導入の企業に、同システムを最初にご説明した段階では、
「コストがかかることだし、うちくらいの規模では、なくても困らない」
「上手く使える自信がない」
「応募者と直接連絡もとれるし、必要を感じない」
といったお声をいただくことも少なくありません。
確かに採用管理システムの導入にはコストがかかることもあり、現状の採用業務に課題を感じていないお客様には導入のメリットを感じにくい部分もあります。

しかし、応募者への連絡や面接設定など多岐に渡る採用活動には、「個人情報の管理」など取り扱いに注意を要する業務も多く存在します。
採用管理システムは、応募者の一元管理、複数担当者間での採用状況の共有、面接日設定など便利な機能のほか、2022年4月に改正、厳罰化されることになった個人情報保護法の観点でも有益な機能が備わっています。

特に、Web応募受付をメールやFAXで行っている企業は、従来のやり方では個人情報保護法に違反する可能性もあり、この機会に応募受付の方法を見直すとともに、便利な機能が備わった採用管理システムを検討いただくことをお勧め致します。

採用管理システムの導入に向いていると考えられる企業として、下記3点が挙げられます。

  1. 応募はあるが、採用に結びついていない
    様々な理由が考えられますが、採用管理システムを使うことで、応募者を一元管理でき、応募から選考時点での離脱を防ぐことができる等、1件の応募を採用まで結び付けられるスキームを組むことができます。
  2. 採用業務を少人数で行っており、効率化を図りたい
    媒体ごとの管理でなく、Webメールを使って応募者とやり取りすることができたり、面接スケジュールを自動で組むことができる等、採用業務の負担を減らすことができます。
  3. 多数の媒体やエージェントの利用で、どこからどれくらい応募が来ているか把握できていない
    採用につながっている媒体は?媒体別の応募者属性は?など複数媒体を1つのシステムで管理が可能。求人媒体やサービスを利用するための判断材料が確認できます。

「自社の悩みと同じだ」と思われたご担当者様は、ぜひご相談・ご検討いただければと思います。

採用管理システム、無料プランと有料プランの違い

実は、採用管理システムには、無料で使える便利なものもあります。
各システムによりますが、無料プランには、シンプルな応募受付機能がついているかと思いますので、すぐには有料プラン導入が難しいという場合は、無料プランを導入されるのも良いかと思います。ただし、無料プランには、ついていない機能が多いことも事実です。
採用管理システムの利便性、操作感をつかんでいただき、採用業務課題や、採用管理システムの活用を通して実現したいことが見えてきたら、下記3つのポイントをおさえ、有料プランも含めご検討してみると良いかと思います。

  1. 応募者の一元管理
    ナビサイトや紹介会社など、多岐にわたる流入経路がある企業様にとって、この機能は非常に便利です。これがないと、結局手動で応募者取り込みをする必要があり、業務効率化につながらない…なんていうケースも出てきます。
  2. 応募効果を高めるための効果測定のレポーティング
    無料の採用管理システムにはついていないことが多い機能です。レポーティングは、採用業務においておそらく非常に手間がかかり、見える化しづらい業務の一つですので、ぜひチェックを!
  3. 担当営業の伴走フォロー
    はじめて採用管理システムを使う企業様にとって、営業のサポートの有無は非常に大事です。こちらも、無料の採用管理システムにはついていないことが多いかと思います。

採用管理システムの選び方

では、有料の採用管理システムを導入すると考えたときに、どのシステムを選べば良いのでしょうか。こちらもポイントを3つ挙げさせていただきます。

  1. 予算に見合った価格プランなのか
    採用管理システムと一言でいっても、初期導入費(0円~100万円近く)や、月々のランニングコスト(0円~10万円)と、かかる費用は実に様々です。
    自社が年間で何名採用する計画があり、採用予算がどのくらいなのか。を考えて導入プランを検討していく必要があります。
  2. どの採用業務の負担を減らしたいのか
    流入経路が多く(掲載している求人媒体が多い、紹介会社が多い等)、一元で管理したいのか。または面接日程の調整をラクにしたいのか?によっても、選ぶ採用管理システムが変わります。
    自社の採用業務において、「どの部分」の負担を減らしたいのか?優先順位づけをしてみましょう。
  3. 操作性は良いか
    使ってみなければ分からない部分ではありますが、この「操作性」があまり自社に合っておらず、苦戦されるというケースは実は非常に多いです。1,2でだいたいの候補が出てきたら、企業に問い合わせて操作性を確認してみることをおすすめします。

1に関して、「うちは年間〇名採用しているが、他社はどのくらいの採用人数であれば導入を検討しているのか?」など、他社状況を踏まえご検討されたい場合は、導入事例をお伝えすることも可能ですので、ぜひご相談ください。

アイデムの「Jobギア採用管理」ここがオススメ

多くの採用管理システムがある中で、アイデムのJobギア採用管理をご利用いただくメリットは、下記4つが挙げられます。

  1. 自動面接機能がある
    事前に、面接候補日を入力することで、応募者へメール→面接日程設定→面接前日のリマインドメールと、自動で行うことができ、採用業務軽減につながります。
  2. オンラインの時代だからこそ。Web面接機能がある
    弊社が導入しているHARUTAKAのWeb面接機能は、録画機能で多面的に候補者の評価を行ったり、事前に候補者に動画エントリーしてもらう動画選考機能、またアプリのダウンロードが不要な点などが特長です。
  3. 応募効果測定を通して次の採用計画までサポート
    「Jobギア採用管理」は媒体別、店舗別、月間、媒体別応募者属性、媒体比較などの効果測定が可能です。
    ご要望に応じて分析レポートを作成し、課題解決の具体的な打ち手をお客さまと一緒に考え、ご提案させていただきます。
  4. 導入後のサポートが充実
    初めて採用管理システムを使う方にも安心していただくために、専任のヘルプデスクがサポート。操作上の不明点は、チャット画面のサポートのほか、フリーコールでもお気軽にお問い合わせいただけます。
Jobギア採用管理の管理画面

このように、アイデムの採用管理システム「Jobギア採用管理」は他社にはない機能が備わっており、フォローも充実しています。無料プランのほか、有料プランも複数あり、ニーズやご予算に応じたご提案が可能です。
採用業務を行う上で一番お困りになっていること、あるいはシステムで自動化したいと思っていることなど、お気軽にご相談ください。
採用のプロとして、適切なプランをご提案いたします。

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