適正な採用基準とは～設定の流れ・ポイントを解説～

投稿日：2023.11.14

採用ノウハウ

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採用活動において最も重要なことは、自社にマッチする人材を効率的に採用することです。その際のポイントになるのは、「採用基準を明確にすること」。

今回は、選考における採用基準の設定方法や、採用基準を作る際に重視したいポイント・注意点について解説します。

この記事は以下のような方におススメ！

自社にマッチする人材を獲得するために、どんな採用基準を定めるべきか分からない採用担当者
早期離職が多いので、自社の採用基準を見直し、長期的に戦力となってくれる方を採用したいと思っている採用担当者

採用基準の作成方法だけではなく、自社にマッチする人材を集めるための求人原稿作成ポイントや、採用ホームページの活用方法についても紹介いたしますので、ぜひ最後までご覧ください！

採用基準を設定する目的と重要性

採用基準とは

採用基準とは「自社に必要かつマッチしている人材を採用するために設けた選考基準」です。履歴書や職務経歴書に記載された情報だけでなく、人柄や働く上で大切にしていることなど、目に見えないポイントを判断するため、採用基準を適切に設定することが求められます。

採用基準設定の重要性

社内で“求める人物像” の認識を合わせることができる

採用基準の設定には、選考に携わる複数の社員間で「求める人物像」の認識を擦り合わせる、目的があります。

面接を複数回実施する場合、一次面接は人事担当者、二次面接は現場責任者、最終面接は役員や社長など選考フェーズごとに面接対応者が異なるケースが殆どです。採用基準が統一されていないと、面接官自身の印象や価値観など不確かで曖昧な採用基準で選考を進める社員もいるでしょう。

このように、部署や立場が異なる社員の間で「求める人物像」にズレが生じるのはなぜでしょうか。それは、人事部や役員が考える「自社に必要な人材」と、現場のマネージャーや社員が考える「実際に欲しい人材」に齟齬が生じている可能性があるからです。そのズレが生じたまま選考をしていると、面接官によって選考基準がぶれてしまい、本当に必要な人材の採用が困難になってしまいます。

こうした問題を回避するためにも、採用活動を始める前に人事・現場・役員間で共通の採用基準を設定し、“求める人物像”の認識を統一させておきましょう。

▼「求める人材を採用するためには、どのような質問をすべき？」「面接で聞いてはいけない質問は？」などといった疑問をお持ちの方は下記の記事もおすすめです▼

【質問集付き】自社に合う人材を見抜く！採用面接の質問ポイント5選！

ミスマッチを軽減し早期離職を防ぐことができる

応募者がどのようなスキルや経験を有しているか、選考書類や面接だけでは判断がつかない場合もあります。応募者の中には、自分をよく見せようと今までの経験や有するスキルを脚色してしまう方もいるかもしれません。そのような人材を選考時に見極められないと、入社後にスキルセットと業務内容が合わず、早期離職してしまう可能性があります。

面接官は、応募者が自身の力を自社で発揮できるのか、社風や企業理念に合っているのかを選考時に見極めなくてはなりません。見極めに重要なのが、細かく設けられた採用基準です。採用基準が明確であれば、面接官は基準に合致しているか確認するための質問を用意しやすくなります。

明確な採用基準を設けることは、ミスマッチを軽減し、早期離職を防ぐことに繋がるのです。

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採用基準において重要な3つの要素

価値観・人間性

幼少期からの経験や家庭環境・人間関係によって形成されるものや、先天的な資質や才能などを指します。応募者の価値観や志向性などを把握できると、自社との相性を判断しやすくなります。面接の際、質問に対して端的に分かりやすい回答ができるか、深掘りした質問へいかに反応するか、その対応から理解力・コミュニケーション能力を測ることができます。また、ホームページを見て企業研究をした上で、明確な志望動機を考え面接に臨むなど、面接に向けてしっかり事前準備を行ったかという点から、誠実さや主体性をうかがうことができます。

スキル・経験

学力、資格、知識、コミュニケーション力など、応募者が今までに身につけてきたものを指します。最初から職種を限定して募集をかける場合は、「扱えるプログラミング言語」や「Web広告運用の実務経験」などからスキルを判断できます。面接の際は、「今までの経歴の中で具体的にどんなことを成し遂げたか」や「最も苦労した経験を教えてほしい」といった質問から、応募者の業務遂行力や問題解決力を見極められるとよいでしょう。また、今までの実績が「個人によるものなのか」「チームワークによるものなのか」を具体的に聞くことで、さらに応募者の仕事の仕方や価値観がうかがえるでしょう。

コンピテンシー

ビジネスシーンで使われるコンピテンシーとは、「仕事で高い業績や成果を上げる人に共通する、特徴的な行動特性や思考傾向」を意味します。成果をあげている人の行動を観察し、その行動に繋がる性格や動機、価値観といった目に見えない部分に重きを置いた概念です。仕事で高い業績をあげる人は、共通した行動パターンを持っているといわれています。効率的に仕事をこなし、常に高い業績を残している社員をロールモデルとし、この社員がどう考え行動に至ったのかを可視化し、明文化したものを採用基準とすることも一つの方法です。

応募者のコンピテンシーを見極めるために、面接の際に前職で直面した具体的な課題や、解決に向けてどのような行動をとり、どう成果を出したのかを具体的に聞いてみましょう。

【質問集付き】自社に合う人材を見抜く！採用面接の質問ポイント5選！

参考記事：コンピテンシーが注目されている理由とは？会社に導入するメリットやデメリットも解説

採用基準の設定方法

ステップ①社内ヒアリングを行う

現場と人事・経営陣それぞれが求める人材の認識を合わせるためには、まず現場スタッフがどんな人材を求めているかを明確にする必要があります。業務において必要となる能力やスキルの判断は、人事や経営陣よりも現場スタッフの方がより正確に行うことができるでしょう。「今までは即戦力となるスキルを重視していたが、現在は教育体制が整ったのでスキルだけを重視せずに採用を行いたい」など、採用計画は現場の状況によって変化するものです。現場の声を正確に拾うために、人事はヒアリングを通じて現場スタッフがどのような人材を求めているのか把握し、条件を明確にする必要があります。さらに、現場と経営陣との間に求める人材に齟齬が生じないように、現場・経営陣それぞれの観点から条件を細かくすり合わせることが重要です。

ステップ②コンピテンシーモデルを設定する

活躍している社員の行動特性や思考傾向を明確にし、分析することで、どんな人物が自社で活躍できるのかを判断することができます。高いパフォーマンスを発揮した「行動した内容」だけを洗い出すのではなく、「なぜその行動に至ったか」という思考傾向を捉えることが大切です。

コンピテンシーの例としては、下記のようなことが挙げられます。まずは、業務遂行能力の高い社員にヒアリングを実施することから始めてみましょう。

課題解決：戦略的思考、達成志向、情報収集
計画策定：企画・立案、チーム統率力
実行力：達成思考、決断力、やり抜く力
人間関係：チームワーク、リーダーシップ、ストレス耐性
個人の効果性：適応性、柔軟性、自己管理

ステップ③採用ペルソナを明確にする

採用活動におけるペルソナとは、自社が採用したい理想の人物像のことを指します。性別や年齢、居住地、家族構成、学校や前職での経験、趣味、ライフスタイルなどの情報を具体的に設定します。「ペルソナ」と「ターゲット」は似ているようで全く違う性質を持っています。「ペルソナ」が価値観や趣味嗜好、年齢や家族構成というように具体性を持たせて設定するのに対して、「ターゲット」はある程度の幅を持たせて設定します。

ペルソナ設計がなく、面接者個人の印象や判断で採用可否を判断した場合、会社が求めていた人材を採用することが難しくなってしまう可能性もあります。一方、ペルソナの人物像に沿った明確な採用基準を設定すれば、選考の判断基準が曖昧になることはないでしょう。明確な判断基準を設けておくことで、面接者側の負担軽減にも繋がり、業務効率がアップすることも期待できます。

参考記事：【ペルソナ設定資料有】採用活動におけるペルソナとは？～マッチする人材に届く求人原稿を作るメソッド～

ステップ④評価項目を決める

欲しい人材像を明確にできたら、最後に評価項目を考えます。評価項目は、多すぎると選考で応募者を見極めるのが大変になってしまうため、優先順位を付けて項目を設定する必要があります。

まずは、社内の教育体制がどのくらい整っているかを確認しましょう。次に、入社後に身に付けられればよいスキルと、事前に身に付けておいてほしいスキルを分類し、項目に優先順位を付けましょう。

評価項目が明確になると、面接官が複数いたとしても、公平かつ公正な選考が可能となります。

採用基準を設定する際の注意点

採用者には採用の自由が認められており、それに伴い応募者を調査する自由も認められています。とは言え、行政指導や法律によって収集できる情報には制約があります。基本的な考え方として、“採用選考は「本人の適性や能力」によって判断されるべき”ものです。本人の仕事への適性や能力に関係がある情報のみ収集しましょう。

注意点1：就職差別に繋がる事項を採用基準に含んでいないか

次の項目は就職差別とみなされるため、原則として採用基準にしてはいけません。

性別
年齢
身長、体重、体力
障がい・病気の有無
転居を伴う転勤に応じるか

※参考：厚生労働省その募集・採用年齢にこだわっていませんか？
　　　　厚生労働省男女均等な採用選考ルール

注意点2：採用基準で配慮を求められる事項を含んでいないか

次の個人情報は、仕事への適性や能力に関係がない情報に該当し、選考時の情報収集が原則として認められていないため、採用基準にも盛り込めません。

本人に責任のない事項		本籍地・出生地家族の職業・続柄・健康・地位・学歴・資産住宅状況など生活環境・家庭環境
本来自由であるべき事項		宗教支持政党思想・信条尊敬する人物購読新聞・愛読書など労働組合・社会運動・学生運動に関する情報

▼面接質問のポイントとともに、「してはいけない質問」についても解説付きでまとめた資料を配布中です。下記よりご確認ください。▼

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採用基準に沿った求人原稿の作成方法

採用基準を設計したら、自社にマッチする人材に求人情報を届けるために、求人原稿をどう作成すべきか考えましょう。
実際の原稿例を基に解説いたします。

≪実際の原稿例：悪い例≫

経験者を求めているのに、原稿は未経験向けの内容になっている
給与のベースが350万だと思われやすく、どうすれば900万円へステップアップできるのか具体的な記載がない

≪実際の原稿例：良い例≫

職種内容でどのような営業活動を行うかのイメージを持ってもらえる
年収例を入れることでキャリアアップについて具体的にイメージができる
今までの経験やスキルを活かせる仕事だということが分かる
自社で設定した採用ペルソナに合った方が実際に働きたいと思う内容にできている

悪い例と良い例の違いは、採用ペルソナの人物像が応募したい内容であるかどうかです。求人情報は、単に必要事項を記入していくだけでは仕事の魅力を十分に伝えられず、応募には至りません。

より詳しい仕事内容（どんなお客様に向けて、どのサービスを提案するのかなど）
入社後に求められるミッション
キャリアアップ例・年収例
会社の存在意義や取組んでいる社会貢献活動

など、採用ペルソナを意識すれば、その人物像に伝えたい情報は多岐に渡ります。

下記チェックシートでは、採用ペルソナの人物像にとって重要な自社の魅力を整理することもできますので、ぜひご活用ください。また、弊社担当と一緒に採用基準や採用ペルソナを設計することもできますので、お気軽にお問い合わせください。

採用活動には採用ホームページの有効活用を！

採用基準を明確にし、それを反映させた求人原稿ができたあとは、自社の採用ホームページも活用しましょう。採用ホームページを活用した採用活動には、3点のメリットがあります。

自社の魅力を伝えるコンテンツを掲載し、応募を促すことができる
ホームページへの流入を強化する施策を打つことができる
応募数やPV数など詳細な数値をもとに分析・改善ができる

採用ホームページを作っても、流入を強化する施策を打たなければ求職者に情報が届きません。

逆に、様々な施策を打って採用ホームページへの流入を強化しても、魅力的なコンテンツが揃っていないと応募には繋がりません。採用ホームページを活用し、自社の採用力を高めるためには、上記3点のうちどれが欠けてもいけないのです。

では、採用ホームページ活用のポイントを2つ見ていきましょう。

【ポイント1】働くイメージを膨らませる

実際に働いているスタッフの１日の流れを記載することは、入社後のイメージを持たせるために有効な手段です。仕事内容を深堀りし、より具体的に詳細を記載することで、そこで働くイメージが鮮明になります。また、テレワークの頻度や休憩時間の過ごし方、接客など着替えを伴う業務の場合であれば、自分専用のロッカールームの有無など、一見業務に直接関係ないことも求職者にとっては重要な情報です。実際に働いている方に1日の流れをヒアリングして、より詳細に記載しましょう。